Quittungen drucken und versenden

Eine Quittung bestätigt schwarz auf weiß, wer welches Objekt wann bekommen oder zurückgegeben hat. Log+Key erzeugt sie als PDF – zum Ausdrucken und Abheften oder als E-Mail an die Person, die das Objekt bekommt. Das ist besonders bei Übergaben an Externe sinnvoll.

Historieneintrag öffnen, Quittung senden und einen Kontakt als Empfänger wählen

Voraussetzung

Zwei Rechte steuern die Quittungen:

• Quittungen drucken – in allen drei Standardrollen gesetzt.
• E-Mail-Quittungen versenden – standardmäßig Admins und Owner, nicht User.

Gleich beim Buchen per E-Mail senden

Die Dialoge für Entnahme, Rückgabe, Zuweisung und Objektempfang haben den Schalter E-Mail-Quittung versenden:

• In der Web-App in den Dialogen Objekt entnehmen, Objekt zurückgeben, Objekt zuweisen und Objektempfang.
• Am Terminal im Dialog Aktion bestätigen.

Schalten Sie ihn ein, bevor Sie bestätigen. Der Button heißt dann Weiter und führt zum Schritt E-Mail-Quittung versenden – in der Web-App wie am Terminal: Sie wählen die Empfänger wie unten beschrieben und schließen ab. Ist zusätzlich die Unterschrift eingeschaltet, folgt danach das Unterschriftenfeld.

Später drucken oder senden – aus der Historie

Zu einem Vorgang in der Historie lässt sich die Quittung auch nachträglich erzeugen:

1. Öffnen Sie die Historie und klicken Sie auf den Vorgang. Es öffnet sich die Seite Historieneintrag mit Zeitpunkt, beteiligten Personen, Gerät, Objekt und Standort.

2. Wählen Sie unten:

   • Quittung drucken – öffnet die Druckansicht Ihres Browsers mit der Quittung: Logo, Quittung vom Datum und Uhrzeit, Name und E-Mail-Adresse der Person, Gerät sowie das Objekt mit Name, Aktion und Standort – bei einer Entnahme mit Frist auch die Rückgabefrist. Von dort drucken Sie die Quittung oder speichern sie als PDF. Aussehen und Texte kann der Log+Key Support anpassen – siehe Eigene Quittungsvorlage.
   • Quittung senden – der Dialog E-Mail-Quittung versenden öffnet sich.

   In der Standardrolle User zeigt der Historieneintrag nur Quittung drucken – Quittung senden gibt es nur mit dem Recht E-Mail-Quittungen versenden.

3. Legen Sie im Dialog E-Mail-Quittung versenden die Empfänger fest – beliebig viele, sie erscheinen als Liste im Dialog:

   • Freie Adresse: in das Feld E-Mail eingeben tippen und auf Hinzufügen klicken (der Button wird aktiv, sobald die Adresse gültig ist).
   • Aus Kontakten auswählen: öffnet eine Liste Ihrer User und Kontakte mit ihren E-Mail-Adressen und der Suche Empfänger suchen…; über Neuen Kontakt hinzufügen legen Sie einen Kontakt direkt hier an.

4. Klicken Sie auf Mit PIN bestätigen und geben Sie Ihre persönliche PIN ein. Log+Key meldet Quittung wurde erfolgreich versendet.

Quittung beim Archivieren

Beim Archivieren eines Objekts bietet der Dialog Objekt archivieren den Schalter Quittung drucken. Mehr dazu unter Objekte archivieren.

Unterschriebene Quittung über alle Objekte einer Person

Auf der Detailseite einer Person lassen Sie sich mit einer Unterschrift bestätigen, welche Objekte sie gerade hat:

1. Öffnen Sie unter User die Person.
2. Klicken Sie auf Weitere Aktionen → Entnommene Objekte quittieren.
3. Der Dialog Quittung erstellen für … listet alle Entnommenen Objekte der Person.
4. Die Person trägt ihren Namen ein – ohne Namen bleibt Bestätigen gesperrt – und unterschreibt im Unterschriftenfeld.
5. Klicken Sie auf Mit PIN bestätigen und geben Sie Ihre persönliche PIN ein.

Log+Key legt dafür einen eigenen Historieneintrag mit der Aktion Objekt bestätigt an und öffnet ihn. Von dort drucken oder senden Sie die Quittung wie bei jedem anderen Vorgang. Hat die Person gerade keine Objekte, sagt der Dialog das – mit der Unterschrift bestätigt sie dann, dass sie nichts entnommen hat.

Empfänger und Kopien

Eine E-Mail-Quittung geht an einen Kontakt aus Ihrem Adressbuch oder an eine andere Adresse. Zusätzlich bekommen alle Adressen, die ein Admin unter Einstellungen → Benachrichtigungseinstellungen → Quittungsversand: Globale E-Mail-Empfänger einträgt, automatisch eine Kopie jeder E-Mail-Quittung – praktisch für ein zentrales Postfach der Schlüsselverwaltung.

So sieht die E-Mail aus: Absender ist mail@logkey.app, der Betreff lautet Quittung vom mit Datum und Uhrzeit des Vorgangs. Die Nachricht nennt Objekt, Zeitpunkt und die Person, die den Vorgang durchgeführt hat, und ist mit dem Namen Ihrer Organisation unterschrieben. Die ausführliche Quittung hängt als PDF an – mit denselben Angaben wie die Druckansicht.

Versendete Quittungen wiederfinden

In der Historie zeigt Filter → Quittung gesendet alle Vorgänge, zu denen eine E-Mail-Quittung verschickt wurde.

Eigene Quittungsvorlage

Soll die Quittung Ihre eigenen Texte und Ihre eigene Gestaltung tragen, baut der Log+Key Support Ihnen eine individuelle Vorlage. Wenden Sie sich dafür an Ihre Ansprechperson oder an hallo@log-key.de.

Weiterführende Anleitungen

• Objekte an Externe herausgeben
• Nachträglich eine Unterschrift erfassen
• Einstellungen – globale Quittungsempfänger
• Historie