Elektronischer Schlüssel­schrank oder Software mit NFC? Ehrlich verglichen: Sicherung, Nachweis, Kosten.

Schlüsselkasten, Schlüssel­automat oder Software: drei Wege

Wer „Schlüsselschrank“ sucht, meint eine von drei sehr unterschiedlichen Lösungen. Alle drei haben ihre Berechtigung.

1. Mechanischer Schlüsselschrank

Ein Stahlschrank mit nummerierten Haken und einem Zylinder- oder Zahlenschloss. Er hält Schlüssel ordentlich und weggeschlossen. Wer ihn öffnen kann, kommt an alle Schlüssel, und wer welchen Schlüssel genommen hat, steht bestenfalls im Schlüsselbuch. Für wenige feste Personen reicht das. Wie Tresor und Software zusammenpassen, zeigt der Vergleich Schlüsseltresor vs. Software.

2. Elektronischer Schlüsselschrank (Schlüsselautomat)

Jeder Schlüssel hängt an einem Anhänger mit RFID-Chip und ist in seinem Platz verriegelt. Nach der Anmeldung, etwa per PIN, Karte oder Fingerabdruck, gibt der Schrank nur die Schlüssel frei, die diese Person nehmen darf, und protokolliert Entnahme und Rückgabe. Anbieter sind zum Beispiel deister electronic (proxSafe) und Traka (ASSA ABLOY). Das ist die stärkste Lösung, wenn einzelne Schlüssel unter Verschluss bleiben müssen, etwa Fahrzeugschlüssel im Schichtbetrieb oder Generalschlüssel. Der Schrank braucht Montage, Strom und meist einen Netzwerkanschluss; den Preis erfragen Sie beim Hersteller.

3. Software mit NFC-Tags

Die Schlüssel bleiben, wo sie heute hängen. Jeder Schlüsselbund bekommt einen NFC-Tag, Mitarbeitende scannen ihn bei Entnahme, Rückgabe oder Weitergabe mit dem Smartphone oder an einem Terminal. Log+Key hält fest, wer den Schlüssel wann hatte und wer unterschrieben hat, auch wenn er unterwegs an die Kollegin oder den Handwerker geht. Verriegeln kann die Software nichts.

Wo der elektronische Schrank stärker ist

• Er verhindert die Entnahme. Wer keine Berechtigung hat, bekommt den Schlüssel nicht. Log+Key zeigt, wer einen Schlüssel genommen hat, hindert aber niemanden daran.
• Er arbeitet ohne Mitwirkung. Das Protokoll entsteht beim Öffnen des Platzes, auch wenn niemand an das Scannen denkt.
• Er passt zu Schlüsseln mit hohem Schaden bei Verlust: Generalschlüssel, Fahrzeugschlüssel, Schlüssel zu Technikräumen, die rund um die Uhr ohne Aufsicht ausgegeben werden.

Wo Software mit NFC stärker ist

• Der Schlüssel bleibt nicht im Schrank. Pflegedienste, Hausverwaltungen und Hausnotrufdienste geben Schlüssel unterwegs weiter. Der Schrank sieht nur „entnommen“, Log+Key sieht jede Weitergabe.
• Mehrere Standorte in einer Übersicht. Statt eines Schranks je Standort ein Account für alle Schlüssel.
• Übergaben an Externe mit Unterschrift. Handwerker oder Mieter quittieren am Display, ohne eigenen Account.
• Kein Platzlimit, keine Montage. Neue Schlüssel bekommen einen Tag, das Paket wächst mit der Zahl der Schlüssel. Starten können Sie heute.

Fünf Fragen vor der Entscheidung

1. Müssen Sie eine Entnahme verhindern oder nachweisen?
2. Bleiben die Schlüssel an einem Ort, oder werden sie unterwegs weitergegeben?
3. An wie vielen Standorten liegen Schlüssel?
4. Gehen Schlüssel an Externe, die unterschreiben sollen?
5. Wie viele Schlüssel kommen in den nächsten Jahren dazu?

Für eine strukturierte Auswahl gibt es den Anforderungskatalog Schlüsselverwaltung mit Kriterien, bei denen auch ein Schrank punkten kann, und die Entscheidungsvorlage mit Rechner.