Kontakte sind Personen außerhalb Ihrer Organisation: Sie bekommen Objekte zugewiesen und Quittungen zugeschickt, melden sich aber nie selbst an. Arbeitet ein Dienstleister oder Partner dauerhaft mit Ihnen und soll seine Objekte künftig selbst entnehmen und zurückgeben, machen Sie aus dem Kontakt einen User. Sie müssen die Person dafür nicht neu anlegen.
Kontakt öffnen, In User umwandeln, Zugang wählen und die Umwandlung bestätigen
Voraussetzung
Ein eigenes Recht für die Umwandlung gibt es nicht. Sie brauchen Zugriff auf den Bereich Kontakte – in den Standardrollen haben ihn Admins und Owner.
Schritte
- Öffnen Sie unter Kontakte den Kontakt.
- Klicken Sie unten auf In User umwandeln.
- Es öffnet sich das Formular In User umwandeln. Vorname, Nachname, E-Mail, Jobbezeichnung, Telefonnummer und Unternehmen sind aus dem Kontakt übernommen; Sie können sie nach der Umwandlung weiter bearbeiten.
- Legen Sie unter Zugang fest, wo sich die Person anmelden darf: Kann sich am Computer/Smartphone im Browser anmelden und/oder Kann sich am Terminal anmelden. Beide Schalter sind zunächst aus.
- Wie beim Anlegen eines Users erscheinen weitere Felder: Mit Browser-Zugang wird die E-Mail Pflicht, und die Person erhält eine E-Mail mit einem Link zum Festlegen ihres Passworts; mit Terminal-Zugang können Sie unter PIN eine Einmal-PIN für Terminalzugriff generieren. Wählen Sie außerdem die Rollen und den Standortzugriff – beides Pflicht. Anders als beim Anlegen eines neuen Users ist der Standortzugriff hier zunächst leer: Wählen Sie Standorte aus oder schalten Sie Zugriff auf alle Standorte ein, sonst lässt sich nicht speichern.
- Optional: Weisen Sie einen Login-Tag zu.
- Klicken Sie auf In User umwandeln. Log+Key meldet Kontakt in User umgewandelt und öffnet die Detailseite des neuen Users.
Die Felder entsprechen dem Formular für neue User – Einzelheiten unter Benutzer hinzufügen.
Was danach passiert
Die Person verschwindet aus den Kontakten und steht ab sofort in der Liste unter User – Log+Key führt denselben Eintrag weiter, statt eine Kopie anzulegen. Objekte, die dem Kontakt zugewiesen waren, gehen mit: Sie stehen auf der User-Detailseite unter Entnommene Objekte, und die Historie führt die Vorgänge unter demselben Namen weiter.
Tipp: Rechte für Externe begrenzen
Für externe Personen lohnt sich eine eigene Rolle mit wenigen Rechten. Das Recht Nur eigene Objekte zeigt einer Rolle nur die eigenen Ausleihen, und über den Standortzugriff sieht die Person nur die Objekte der freigegebenen Standorte. Wie Sie eine solche Rolle anlegen, steht unter Rollen und Rechte verwalten.
Weiterführende Anleitungen
- Kontakte – Kontakt oder User?
- Benutzer hinzufügen
- Objekte an Externe herausgeben