Die Hausverwaltung übergibt auf der Baustelle den Schlüssel an den Subunternehmer oder die Architektin: Externe Personen haben keinen Zugang zu Log+Key, und trotzdem soll später klar sein, wer den Schlüssel hat. Dafür legen Sie die Person als Kontakt an und weisen ihr das Objekt zu. Unterschrift und Quittung machen die Übergabe nachweisbar.
Kontakt anlegen, Objekt dem Kontakt zuweisen und eine Quittung per E-Mail an ihn senden
Voraussetzung
Sie brauchen die Rechte Kontakte verwalten und Objektzuweisung – in den Standardrollen Admin und Owner. Für die E-Mail-Quittung zusätzlich E-Mail-Quittungen versenden.
Schritt 1: Die Person als Kontakt anlegen
Den Kontakt legen Sie entweder vorab unter Kontakte an oder direkt beim Zuweisen über den Eintrag Neuen Kontakt hinzufügen (Schritt 2) – dort öffnet sich dasselbe Formular, das Sie mit Speichern abschließen. Vorab geht es so:
- Öffnen Sie Kontakte und klicken Sie auf Hinzufügen.
- Tragen Sie Vorname und Nachname ein – beides Pflicht. Ergänzen Sie E-Mail, wenn die Person eine Quittung bekommen soll, und nach Bedarf Telefonnummer, Jobbezeichnung und Unternehmen.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Schritt 2: Das Objekt zuweisen
- Öffnen Sie das Objekt und wählen Sie Weitere Aktionen → Objekt zuweisen.
- Wählen Sie den Kontakt in der Liste – Kontakte stehen dort zusammen mit Ihren Usern, darunter das Unternehmen.
- Optional: Hinterlegen Sie einen Kommentar. Für eine Frist schalten Sie Standardausleihdauer überschreiben ein und wählen den Spätesten Rückgabetermin.
- Schalten Sie Aktion mit Unterschrift bestätigen ein, damit die Person die Übergabe unterschreibt, und E-Mail-Quittung versenden, damit sie eine Quittung bekommt.
- Klicken Sie auf Mit PIN bestätigen. Die PIN fragt Log+Key erst ganz am Ende ab.
- Im Schritt E-Mail-Quittung versenden wählen Sie über Aus Kontakten auswählen den Kontakt – die Liste zeigt Kontakte und User mit ihren E-Mail-Adressen – oder tragen eine Adresse ein und klicken auf Hinzufügen. Dann Weiter.
- Im Schritt Mit Unterschrift bestätigen ist der Name mit dem Namen des Kontakts vorbelegt. Die Person unterschreibt im Feld. Schließen Sie mit Mit PIN bestätigen ab und geben Sie Ihre persönliche PIN ein.
Das Objekt ist danach In Benutzung, der Kontakt steht als Empfänger in der Historie. Alle Einzelheiten zur Zuweisung stehen unter Objekte zuweisen.
Schritt 3: Unterschrift und Quittung nachholen
- Unterschrift: Die externe Person unterschreibt direkt auf dem Gerät, auf dem Sie die Aktion buchen; Log+Key speichert die Unterschrift mit Datum und Namen an der Aktion. Fehlt sie, ergänzen Sie sie später im Historieneintrag – siehe Nachträglich eine Unterschrift erfassen.
- Quittung: Auch die Quittung lässt sich nachträglich drucken oder an den Kontakt senden – im Historieneintrag über Quittung drucken und Quittung senden. Adressen, die unter Einstellungen → Benachrichtigungseinstellungen → Quittungsversand eingetragen sind, bekommen automatisch eine Kopie. Einzelheiten: Quittungen drucken und versenden.
Schritt 4: Die Rückgabe buchen
Bringt die Person das Objekt zurück, öffnen Sie es und wählen Weitere Aktionen → Objektempfang. Der Dialog nennt den aktuellen Inhaber; mit Aktion mit Unterschrift bestätigen und E-Mail-Quittung versenden dokumentieren Sie auch die Rückgabe. Abschließen mit Objektempfang und Ihrer PIN – das Objekt ist wieder verfügbar. Einzelheiten unter Objekte zuweisen.
Tipps
- Mit einem Rückgabetermin wird das Objekt nach Ablauf als Überfällig markiert, und Log+Key kann eine Benachrichtigung schicken – siehe Rückgabedatum einstellen.
- Arbeiten Externe regelmäßig mit Ihnen, können Sie aus dem Kontakt einen User machen – siehe Kontakt zu einem User machen.
Weiterführende Anleitungen
- Kontakte
- Objekte zuweisen
- Historie – Filter Quittung gesendet