Eine Rolle ist ein Bündel von Rechten. Jede Person bekommt eine oder mehrere Rollen, und die Rechte dieser Rollen entscheiden, welche Bereiche sie in der Navigation sieht, welche Buttons ihr angeboten werden und was sie am Terminal darf. Log+Key bringt drei Standardrollen mit – User, Admin und Owner – und seit dem Release vom Oktober 2026 legen Sie eigene Rollen selbst an und vergeben jedes Recht einzeln. Alles, was diese Dokumentation über „Admins“ oder „User“ sagt, beschreibt die Standardrollen; eigene Rollen können davon beliebig abweichen.
Wo Sie Rollen verwalten
Öffnen Sie Einstellungen und scrollen Sie zum Abschnitt Rollenverwaltung. Dort stehen alle Rollen Ihrer Organisation, der Button Rolle hinzufügen und der Button Berechtigungen verwalten, der die Rechtematrix öffnet.
Diesen Abschnitt bedienen Personen mit dem Recht Rollen und Berechtigungen konfigurieren – in den Standardrollen hat es nur der Owner.
Eine Rolle anlegen
- Klicken Sie auf Rolle hinzufügen und geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel „Schichtleitung“.
- Bestätigen Sie mit Hinzufügen. Log+Key öffnet direkt die Berechtigungsmatrix, in der die neue Rolle als eigene Spalte erscheint – noch ohne ein einziges Recht.
Rechte vergeben
Berechtigungen verwalten öffnet die Matrix: eine Zeile pro Recht mit kurzer Erklärung, eine Spalte pro Rolle. Setzen oder entfernen Sie die Haken und klicken Sie unten auf Speichern; Zurück verlässt die Seite ohne zu speichern. Rechte wirken sofort, auch für Personen, die gerade angemeldet sind.
Zwei Hinweise aus der Praxis:
- Nehmen Sie Ihrer eigenen Rolle nie das Recht Rollen und Berechtigungen konfigurieren – Log+Key warnt davor, weil Sie sich sonst selbst aussperren.
- Rechte, die „verwalten“ heißen, schließen das Ansehen ein. Eine Rolle mit Objekte verwalten braucht Objekte ansehen nicht zusätzlich.
Die vollständige Matrix mit allen Rechten:
Rollen zuweisen
Rollen bekommt eine Person im User-Formular – beim Anlegen oder über Bearbeiten – im Feld Rollen. Das Feld erscheint, sobald mindestens ein Zugang (Browser oder Terminal) aktiviert ist, und listet alle Rollen Ihrer Organisation. Eine Person kann mehrere Rollen zugleich haben.
Die drei Standardrollen
- User – der Alltag am Objekt: Objekte sehen, entnehmen, zurückgeben, übernehmen und tauschen, Kommentare und Rückgabetermine im Browser, Quittungen drucken, Inventuren durchführen, die Historie lesen, das eigene Profil pflegen.
- Admin – alles, was der User darf, plus die Verwaltung: Objekte anlegen, bearbeiten, archivieren und zuweisen, E-Mail-Quittungen, Unterschriften und erweiterte Ansichten am Terminal, Inventuren anlegen und abschließen, User, Kontakte, Typen, Standorte, Tags und Einstellungen.
- Owner – alles, was der Admin darf, plus die Rollenverwaltung und Tarif & Abrechnung. Der Owner ist die Person, die den Vertrag mit Log+Key verantwortet.
Welche Standardrolle welches Recht hat, zeigt die Tabelle unten. Eine eigene Rolle beginnt leer – am schnellsten orientieren Sie sich an einer Standardrolle und setzen nur die Haken, die Sie wirklich brauchen. Die Demo-Rolle „Schichtleitung“ in den Screenshots darf zum Beispiel Objekte für andere buchen, Quittungen versenden und am Terminal alle Entnahmen sehen, aber keine Stammdaten verwalten.
Alle Rechte im Überblick
Die Standardbelegung (✓ = gesetzt) der drei Standardrollen, gruppiert nach Bereich:
Objekte
| Recht | Erlaubt … | User | Admin | Owner |
|---|---|---|---|---|
| Objekte ansehen | alle Objekte sehen, aber nicht bearbeiten, entnehmen oder zurückgeben | ✓ | – | ✓ |
| Objekte verwalten | Objekte anlegen, bearbeiten, löschen und Tags verknüpfen | – | ✓ | ✓ |
| Objekte entnehmen/zurückgeben | Objekte entnehmen und zurückgeben | ✓ | ✓ | ✓ |
| Nur eigene Objekte | im Browser nur die eigenen Objekte sehen | – | – | – |
| Archivieren | Objekte archivieren | – | ✓ | ✓ |
| Dearchivieren | archivierte Objekte wieder nutzbar machen | – | – | – |
| Objekttausch | einen Objekttausch vornehmen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Objektzuweisung | Entnahmen und Rückgaben für andere Personen buchen | – | ✓ | ✓ |
| Objektzuweisung auf Objektdetailseite | eine einfache Zuweisung direkt auf der Detailseite | – | – | ✓ |
| Objektübernahmen | Objekte übernehmen, die eine andere Person hat | ✓ | ✓ | ✓ |
Entnahme und Rückgabe im Browser
| Recht | Erlaubt … | User | Admin | Owner |
|---|---|---|---|---|
| Unterschriften im Browser | Unterschrift bei Entnahme und Rückgabe anbieten | ✓ | ✓ | ✓ |
| Unterschriften verpflichtend im Browser | Unterschrift im Browser erzwingen | – | – | – |
| Rückgabetermin im Browser | beim Entnehmen einen Rückgabetermin setzen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Entnahme-/Rückgabekommentar | bei Entnahme und Rückgabe kommentieren | ✓ | ✓ | ✓ |
| Sonderfelder bearbeiten | eigene Felder bei Entnahme und Rückgabe ändern, sofern konfiguriert | ✓ | ✓ | ✓ |
| Sonderfelder müssen bestätigt werden | am Terminal eigene Felder in einem Dialog bestätigen | – | – | – |
| Quittungen drucken | Quittungen drucken | ✓ | ✓ | ✓ |
| E-Mail-Quittungen versenden | PDF-Quittungen per E-Mail versenden | – | ✓ | ✓ |
Terminal
| Recht | Erlaubt … | User | Admin | Owner |
|---|---|---|---|---|
| Unterschriften im Terminal | Unterschrift am Terminal anbieten | – | ✓ | ✓ |
| Unterschriften verpflichtend im Terminal | Unterschrift am Terminal erzwingen | – | – | – |
| Rückgabetermin im Terminal | am Terminal ein Rückgabedatum setzen | – | ✓ | ✓ |
| Terminalkommentar | am Terminal kommentieren | ✓ | ✓ | ✓ |
| Alle entnommenen im Terminal | Ansicht „Alle entnommenen“ am Terminal | – | ✓ | ✓ |
| Alle Objekte im Terminal | Ansicht „Alle Objekte“ am Terminal | – | ✓ | ✓ |
| Externe Unterschriften | ein externes Tablet für Unterschriften nutzen | – | – | – |
Inventur
| Recht | Erlaubt … | User | Admin | Owner |
|---|---|---|---|---|
| Inventuren verwalten | Inventuren anlegen, durchführen und abschließen | – | ✓ | ✓ |
| Inventuren durchführen | Inventuren durchführen, aber nicht anlegen oder abschließen | ✓ | – | ✓ |
| Inventuren einsehen | Inventuren nur einsehen | – | – | ✓ |
Historie
| Recht | Erlaubt … | User | Admin | Owner |
|---|---|---|---|---|
| Historie anzeigen | die Historie sehen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Geräteinformationen | Geräteinformationen anzeigen | – | ✓ | ✓ |
| Nachträgliche Unterschrift | in der Historie nachträglich unterschreiben | – | ✓ | ✓ |
| Archivierungskommentar | beim Archivieren kommentieren | – | ✓ | ✓ |
| Einträge zu Benutzern in Historie | zusätzliche Einträge zu Anmeldung und Benutzerverwaltung einblenden (zwei getrennte Rechte) | – | ✓ | ✓ |
Verwaltung
| Recht | Erlaubt … | User | Admin | Owner |
|---|---|---|---|---|
| Typen anzeigen | Typen in Objektliste und Inventur einblenden | – | – | ✓ |
| Typen verwalten | Typen anlegen, bearbeiten und löschen | – | ✓ | ✓ |
| Tags bearbeiten | Tag-Übersicht sehen und Tags bearbeiten | – | ✓ | ✓ |
| Benutzer verwalten | User anlegen, bearbeiten, löschen, PINs und Passwörter zurücksetzen | – | ✓ | ✓ |
| Eigenes Profil bearbeiten | die eigenen Profildaten ändern | ✓ | ✓ | ✓ |
| PIN-Autorisierung aktiv | PIN-Abfragen und PIN-Felder ein- oder ausschalten | ✓ | ✓ | ✓ |
| Kontakte verwalten | Kontakte anlegen, bearbeiten und löschen | – | ✓ | ✓ |
| Kontakte anzeigen | Kontakte sehen | – | – | ✓ |
| Einstellungen verwalten | die Einstellungen öffnen und ändern | – | ✓ | ✓ |
| Rollen und Berechtigungen konfigurieren | Rollen anlegen und Rechte vergeben – Vorsicht, nicht selbst aussperren | – | – | ✓ |
| Standorte verwalten | Standorte anlegen, bearbeiten und löschen | – | ✓ | ✓ |
| Anpassung der Tabellenanzeige | Tabellenspalten für sich selbst anordnen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Abo und Tarif verwalten | Tarif & Abrechnung öffnen und das Abonnement ändern | – | – | ✓ |
Was Rechte in der Oberfläche bewirken
- Navigation: Bereiche erscheinen nur mit dem passenden Recht – User mit Benutzer verwalten, Kontakte mit Kontakte anzeigen oder verwalten, Typen mit Typen verwalten, Standorte mit Standorte verwalten, Tags mit Tags bearbeiten, Einstellungen mit Einstellungen verwalten, Tarif & Abrechnung mit Abo und Tarif verwalten.
- Buttons und Aktionen: Hinzufügen, Bearbeiten, Archivieren und Objekt zuweisen hängen an den entsprechenden Rechten; ohne Objekte verwalten fehlt der Button Hinzufügen in der Objektliste.
- Terminal: die Ansichten Alle entnommenen und Alle Objekte sowie die Schalter für Unterschrift und E-Mail-Quittung im Bestätigungsdialog erscheinen nur mit den jeweiligen Terminal-Rechten.
Weiterführende Anleitungen
- Benutzerrollen festlegen – Rollen zuweisen, Standortzugriff
- Benutzer hinzufügen
- Einstellungen und User
- Tarif & Abrechnung – was der Owner zusätzlich sieht