Funktionen
Vom Scan bis zur Quittung: die Funktionen von Log+Key
Viele Funktionen, ein einfacher Alltag: Log+Key ist selbsterklärend, ohne Schulung erlernbar und in wenigen Minuten bedient. Das überzeugt Hausnotruf-Dienste, Pflegedienste, Hausverwaltungen und Autohäuser.
Scannen statt Suchen
Ein Scan am Smartphone oder am Terminal
Jeder Schlüssel trägt einen NFC-Tag. Ein kurzer Scan mit jedem gängigen Smartphone öffnet das Objekt, Entnahme oder Rückgabe sind mit Zeitstempel und Name dokumentiert. Am Terminal direkt am Schlüsselbrett melden sich Mitarbeitende per PIN oder persönlichem NFC-Tag an und entnehmen oder geben viele Schlüssel in einem Durchgang zurück.
Neu: Anmeldung am Terminal per persönlichem NFC-Tag und Hardware-NFC-Lesegeräte für die Objektzuweisung am Desktop.
Film: Ein NFC-Tag wird mit dem Smartphone gescannt, die App listet die Objekte zum Ausleihen; dann hält eine Hand den Tag an das Terminal, das die Entnahme bestätigt
Übergabe mit Nachweis
Jede Übergabe belegt, ohne Zettelwirtschaft
Entnahme und Rückgabe bestätigen Ihre Mitarbeitenden oder externe Partner mit einer Unterschrift auf dem Bildschirm. Die PDF-Quittung geht direkt per E-Mail an die Person, die den Schlüssel übernimmt, auf Wunsch im Layout Ihrer Organisation. Für jede Entnahme legen Sie eine Rückgabefrist fest.
Neu: Überfällige Schlüssel erinnern automatisch per E-Mail, und jede Quittung lässt sich aus der Historie erneut senden.
Screencast: Entnahme eines Schlüsselbunds aus der Objektliste, bestätigt mit Unterschrift auf dem Bildschirm; danach steht er auf „In Benutzung“
Wer hat was, jederzeit
Wer hat welchen Schlüssel? Eine Suche, keine Telefonkette
Jedes Objekt zeigt seinen Live-Status: verfügbar, in Benutzung oder überfällig, und bei wem es gerade liegt. Die Historie führt alle Entnahmen, Rückgaben und Stammdatenänderungen lückenlos auf, bei einem Objekttausch bleibt auch das alte Foto erhalten. Suche und Filter am Desktop finden den Schlüssel, bevor das Telefon klingelt.
Neu: Filter nach Uhrzeit, eigenen Einträgen und gesendeten Quittungen, dazu der beteiligte NFC-Tag und „Zuletzt genutzt von“ in jedem Eintrag.
Was eine Schlüsselverwaltung Software im Alltag leisten muss und wie sich ein Schlüsselmanagement-System von Schlüsselbuch und Tresor unterscheidet, erklären unsere Übersichtsseiten.
Screencast: Suche nach einem Fahrzeugschlüssel, Detailseite und Historie aller Entnahmen und Rückgaben
Inventur in Minuten
Inventur per Scan, mit Live-Statistik
Starten Sie die Inventur über den ganzen Bestand, einzelne Standorte oder einen Zeitraum. Beim Durchgang scannen Sie Tag für Tag, die Statistik zählt live mit, und jedes Objekt wechselt von offen über gescannt zu in Ordnung oder fehlerhaft. Ein Foto zur Sichtprüfung am Smartphone und eine Notiz halten Auffälligkeiten fest, der Abschluss liefert ein unveränderliches Ergebnis für Träger, Kundinnen und Kunden oder die Revision.
Screencast: Inventur mit Live-Zählern, ein Objekt wird als in Ordnung, eines als fehlerhaft mit Notiz markiert
Rollen, Rechte und Standorte
Jede Person sieht genau das, was sie braucht
Eigene Rollen mit feingranularen Rechten legen Sie selbst in den Einstellungen an. User lassen sich auf Standorte beschränken, externe Partner sehen nur die ihnen zugewiesenen Objekte, und pro Person bestimmen Sie, ob die Anmeldung am Computer, Smartphone oder Terminal erlaubt ist.
Neu: Die Rollenverwaltung mit Rechte-Matrix steht direkt in Ihrem Account, inklusive der Rolle Owner für Tarif und Abrechnung.
Screencast: Rollenverwaltung mit der Rechte-Matrix, drei Rechte der eigenen Rolle Schichtleitung werden umgeschaltet
Schnittstellen und API
Schlüsselstatus dort, wo Ihr Team arbeitet
Die Leitstelle sieht in UMO, ob das Team mit Schlüssel ausgerückt ist. NEXUS Heim synchronisiert Ihre User, die Anbindung an Connext Vivendi ist in Arbeit. Und was Log+Key kann, steht auch über die API bereit, für Ihr DMS, Ihre Fachsoftware oder eigene Auswertungen.
Mehr als Schlüssel
Auch Ihr Inventar kann Log+Key.
Werkzeug, Geräte, Fahrzeuge, Erste-Hilfe-Sets: Alles, was in Ihrem Team ausgeliehen und zurückgegeben wird, verwaltet Log+Key wie einen Schlüssel — mit NFC-Tag, lückenloser Historie und Inventur per Scan. Schlüsselbrett und Werkzeuglager teilen sich ein System, eine Historie und einen Login.
Funktionsübersicht
Was Log+Key alles kann
Für Lastenheft und Vergleich: die Funktionen von Log+Key, gruppiert nach Aufgabe. Was mit den letzten Releases dazugekommen ist, ist markiert.
| Funktion | Kurzbeschreibung |
|---|---|
| Übergabe | |
| Unterschrift bei Entnahme und Rückgabe | Die übernehmende Person unterschreibt direkt auf dem Bildschirm; Unterschrift, Datum und Name bleiben am Historieneintrag gespeichert und lassen sich auch nachträglich ergänzen. |
| PDF-Quittung per E-Mail | Jede Entnahme und Rückgabe lässt sich als PDF-Quittung an eine beliebige E-Mail-Adresse oder einen gespeicherten Kontakt senden, auch später aus der Historie. |
| Individuelle Quittungs-Layouts | Auf Wunsch erscheint die PDF-Quittung im Layout Ihrer Organisation statt im Standard-Layout von Log+Key. |
| Rückgabefrist | Für jede Entnahme legen Sie fest, bis wann das Objekt zurück sein muss; Standardregeln je Typ oder Person setzen die Frist automatisch. |
| Erinnerung bei Überfälligkeit Neu | Wird eine Rückgabefrist überschritten, erinnert Log+Key die Person automatisch per E-Mail und informiert auf Wunsch zusätzliche Empfänger. |
| Übernahme zwischen Personen | Ein Schlüssel wechselt direkt von einer Person zur nächsten, ohne Zwischenrückgabe; die Übernahme steht mit beiden Namen in der Historie. |
| Übersicht | |
| Live-Status jedes Objekts | Die Objektliste zeigt für jeden Schlüssel sofort, ob er verfügbar, in Benutzung oder überfällig ist und bei wem er gerade liegt. |
| Vollständige Historie | Alle Entnahmen, Rückgaben, Zuweisungen und Stammdatenänderungen werden mit Zeitpunkt, Person und Gerät protokolliert; Einträge lassen sich nicht löschen. |
| Suche und Filter | Freitextsuche über Namen, Beschreibungen und Zusatzfelder, dazu Filter nach Standort, Typ, Zeitraum, eigenen Entnahmen oder Überfälligkeit. |
| Fotohistorie | Jedes Objekt hat ein Hauptfoto; wird es ausgetauscht, bleibt das alte Foto in der Fotohistorie erhalten. |
| CSV-Export | Historie und Listen exportieren Sie mit einem Klick als CSV, etwa für Auswertungen oder den Nachweis gegenüber Dritten. |
| Erfassung | |
| NFC-Tags | Jeder Schlüssel trägt einen NFC-Tag von Log+Key; ein Scan mit dem Smartphone oder am Terminal öffnet das Objekt sofort. |
| Terminal | Das Terminal steht direkt am Schlüsselbrett: anmelden, mehrere Tags nacheinander scannen und alle Entnahmen oder Rückgaben in einem Durchgang abschließen. |
| Anmeldung per PIN oder NFC-Tag Neu | Am Terminal melden sich Mitarbeitende mit Namen und vierstelliger PIN oder einfach mit ihrem persönlichen NFC-Tag an. |
| Hardware-NFC-Lesegeräte Neu | Ein NFC-Lesegerät am Desktop erfasst Tags bei der Objektzuweisung, ohne dass ein Smartphone nötig ist. |
| Lost & Found | Wer einen verlorenen Schlüssel findet, scannt den Tag und landet auf einer Hinweisseite; Sie werden informiert. Bedruckte Tags gibt es auf Wunsch. |
| Bestand | |
| Inventur mit Live-Statistik | Eine Inventur umfasst den ganzen Bestand, ausgewählte Standorte oder einen Zeitraum; jedes Objekt wird per Scan als in Ordnung oder fehlerhaft markiert, die Statistik zählt live mit. |
| Standorte | Objekte gehören zu Standorten wie Leitstelle, Wache oder Verwaltung; User lassen sich auf einzelne Standorte beschränken. |
| Eigene Typen | Sie legen eigene Objekttypen mit Farbe und Icon an, etwa Schlüssel, Schlüsselbund, Fahrzeugschlüssel oder Werkzeug, und filtern danach. |
| Zusatzfelder, auch als Pflichtfeld Neu | Eigene Felder wie Vertragsnummer oder Schließanlage erscheinen im Formular, auf der Detailseite und als sortierbare Spalte; auf Wunsch als Pflichtfeld. |
| Objekt-Archivierung | Nicht mehr genutzte Objekte archivieren Sie mit Kommentar statt sie zu löschen; die Historie bleibt vollständig erhalten. |
| Inventarverwaltung | Werkzeug, Geräte und Fahrzeuge erhalten ebenfalls einen Tag und laufen über dieselbe Entnahme, Rückgabe, Historie und Inventur wie Schlüssel. |
| Personen | |
| Rollen und Rechte selbst verwalten Neu | Neben Admin, Owner und User legen Sie eigene Rollen an und vergeben in einer Matrix mit rund 50 Rechten genau, wer was sehen und tun darf. |
| Kontakte | Externe Personen und Firmen wie Handwerksbetriebe oder Angehörige speichern Sie als Kontakte, etwa als Empfänger von Quittungen oder für Zuweisungen. |
| Zuweisung an User und Kontakte Neu | Ein Objekt lässt sich einer Person oder einem Kontakt dauerhaft zuweisen, auch wenn es gerade in Benutzung ist; die Zuweisung steht in der Historie. |
| Login-Kanäle pro Person Neu | Für jede Person legen Sie fest, ob sie sich am Computer, am Smartphone oder nur am Terminal anmelden darf. |
| Plattform | |
| Web-Zugriff ohne Installation | Log+Key läuft in jedem aktuellen Browser am Desktop und Smartphone; es gibt nichts zu installieren und nichts zu aktualisieren. |
| Deutsch und Englisch Neu | Die Oberfläche steht auf Deutsch und Englisch bereit; die Sprache gilt pro Person, Ihre Organisation setzt den Standard für neue User. |
| Schnittstellen und API | Fertige Anbindungen an UMO und NEXUS Heim, Connext Vivendi in Arbeit; alles, was Log+Key kann, steht auch über die API bereit. |
| Kostenlos bis 10 Objekte, Tarif selbst wechseln Neu | Bis 10 Objekte ist Log+Key dauerhaft kostenlos; darüber wechseln Sie den Tarif selbst im Account und zahlen per Kreditkarte, PayPal, Apple Pay, Google Pay oder auf Rechnung. |
| Einrichtung und Datenmigration mit Unterstützung | Wir begleiten die erste Einrichtung und übernehmen bestehende Schlüssellisten; bei ausreichender Datenqualität ist der Import kostenfrei. |
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Übergabe 6 Funktionen
- Unterschrift bei Entnahme und Rückgabe
- Die übernehmende Person unterschreibt direkt auf dem Bildschirm; Unterschrift, Datum und Name bleiben am Historieneintrag gespeichert und lassen sich auch nachträglich ergänzen.
- PDF-Quittung per E-Mail
- Jede Entnahme und Rückgabe lässt sich als PDF-Quittung an eine beliebige E-Mail-Adresse oder einen gespeicherten Kontakt senden, auch später aus der Historie.
- Individuelle Quittungs-Layouts
- Auf Wunsch erscheint die PDF-Quittung im Layout Ihrer Organisation statt im Standard-Layout von Log+Key.
- Rückgabefrist
- Für jede Entnahme legen Sie fest, bis wann das Objekt zurück sein muss; Standardregeln je Typ oder Person setzen die Frist automatisch.
- Erinnerung bei Überfälligkeit Neu
- Wird eine Rückgabefrist überschritten, erinnert Log+Key die Person automatisch per E-Mail und informiert auf Wunsch zusätzliche Empfänger.
- Übernahme zwischen Personen
- Ein Schlüssel wechselt direkt von einer Person zur nächsten, ohne Zwischenrückgabe; die Übernahme steht mit beiden Namen in der Historie.
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Übersicht 5 Funktionen
- Live-Status jedes Objekts
- Die Objektliste zeigt für jeden Schlüssel sofort, ob er verfügbar, in Benutzung oder überfällig ist und bei wem er gerade liegt.
- Vollständige Historie
- Alle Entnahmen, Rückgaben, Zuweisungen und Stammdatenänderungen werden mit Zeitpunkt, Person und Gerät protokolliert; Einträge lassen sich nicht löschen.
- Suche und Filter
- Freitextsuche über Namen, Beschreibungen und Zusatzfelder, dazu Filter nach Standort, Typ, Zeitraum, eigenen Entnahmen oder Überfälligkeit.
- Fotohistorie
- Jedes Objekt hat ein Hauptfoto; wird es ausgetauscht, bleibt das alte Foto in der Fotohistorie erhalten.
- CSV-Export
- Historie und Listen exportieren Sie mit einem Klick als CSV, etwa für Auswertungen oder den Nachweis gegenüber Dritten.
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Erfassung 5 Funktionen
- NFC-Tags
- Jeder Schlüssel trägt einen NFC-Tag von Log+Key; ein Scan mit dem Smartphone oder am Terminal öffnet das Objekt sofort.
- Terminal
- Das Terminal steht direkt am Schlüsselbrett: anmelden, mehrere Tags nacheinander scannen und alle Entnahmen oder Rückgaben in einem Durchgang abschließen.
- Anmeldung per PIN oder NFC-Tag Neu
- Am Terminal melden sich Mitarbeitende mit Namen und vierstelliger PIN oder einfach mit ihrem persönlichen NFC-Tag an.
- Hardware-NFC-Lesegeräte Neu
- Ein NFC-Lesegerät am Desktop erfasst Tags bei der Objektzuweisung, ohne dass ein Smartphone nötig ist.
- Lost & Found
- Wer einen verlorenen Schlüssel findet, scannt den Tag und landet auf einer Hinweisseite; Sie werden informiert. Bedruckte Tags gibt es auf Wunsch.
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Bestand 6 Funktionen
- Inventur mit Live-Statistik
- Eine Inventur umfasst den ganzen Bestand, ausgewählte Standorte oder einen Zeitraum; jedes Objekt wird per Scan als in Ordnung oder fehlerhaft markiert, die Statistik zählt live mit.
- Standorte
- Objekte gehören zu Standorten wie Leitstelle, Wache oder Verwaltung; User lassen sich auf einzelne Standorte beschränken.
- Eigene Typen
- Sie legen eigene Objekttypen mit Farbe und Icon an, etwa Schlüssel, Schlüsselbund, Fahrzeugschlüssel oder Werkzeug, und filtern danach.
- Zusatzfelder, auch als Pflichtfeld Neu
- Eigene Felder wie Vertragsnummer oder Schließanlage erscheinen im Formular, auf der Detailseite und als sortierbare Spalte; auf Wunsch als Pflichtfeld.
- Objekt-Archivierung
- Nicht mehr genutzte Objekte archivieren Sie mit Kommentar statt sie zu löschen; die Historie bleibt vollständig erhalten.
- Inventarverwaltung
- Werkzeug, Geräte und Fahrzeuge erhalten ebenfalls einen Tag und laufen über dieselbe Entnahme, Rückgabe, Historie und Inventur wie Schlüssel.
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Personen 4 Funktionen
- Rollen und Rechte selbst verwalten Neu
- Neben Admin, Owner und User legen Sie eigene Rollen an und vergeben in einer Matrix mit rund 50 Rechten genau, wer was sehen und tun darf.
- Kontakte
- Externe Personen und Firmen wie Handwerksbetriebe oder Angehörige speichern Sie als Kontakte, etwa als Empfänger von Quittungen oder für Zuweisungen.
- Zuweisung an User und Kontakte Neu
- Ein Objekt lässt sich einer Person oder einem Kontakt dauerhaft zuweisen, auch wenn es gerade in Benutzung ist; die Zuweisung steht in der Historie.
- Login-Kanäle pro Person Neu
- Für jede Person legen Sie fest, ob sie sich am Computer, am Smartphone oder nur am Terminal anmelden darf.
-
Plattform 5 Funktionen
- Web-Zugriff ohne Installation
- Log+Key läuft in jedem aktuellen Browser am Desktop und Smartphone; es gibt nichts zu installieren und nichts zu aktualisieren.
- Deutsch und Englisch Neu
- Die Oberfläche steht auf Deutsch und Englisch bereit; die Sprache gilt pro Person, Ihre Organisation setzt den Standard für neue User.
- Schnittstellen und API
- Fertige Anbindungen an UMO und NEXUS Heim, Connext Vivendi in Arbeit; alles, was Log+Key kann, steht auch über die API bereit.
- Kostenlos bis 10 Objekte, Tarif selbst wechseln Neu
- Bis 10 Objekte ist Log+Key dauerhaft kostenlos; darüber wechseln Sie den Tarif selbst im Account und zahlen per Kreditkarte, PayPal, Apple Pay, Google Pay oder auf Rechnung.
- Einrichtung und Datenmigration mit Unterstützung
- Wir begleiten die erste Einrichtung und übernehmen bestehende Schlüssellisten; bei ausreichender Datenqualität ist der Import kostenfrei.
Häufige Fragen
Antworten rund um die Funktionen
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Brauche ich ein Terminal?
Nein. Log+Key läuft vollständig im Browser, am Desktop wie am Smartphone. Das Terminal ist optional und lohnt sich dort, wo viele Übergaben an einem zentralen Schlüsselbrett stattfinden. Mehr dazu auf der Seite zum Log+Key Terminal.
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Funktioniert Log+Key mit jedem Smartphone?
Ja, mit jedem aktuellen Smartphone, das NFC lesen kann. Eine App müssen Sie nicht installieren: Der Scan öffnet das Objekt direkt im Browser. Alternativ scannen Ihre Mitarbeitenden am Terminal.
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Was kostet Log+Key?
Bis 10 Objekte nutzen Sie Log+Key dauerhaft kostenlos. Darüber wählen Sie ein Paket nach der Anzahl Ihrer Objekte und wechseln den Tarif selbst in Ihrem Account, bezahlt per Kreditkarte, PayPal, Apple Pay, Google Pay oder auf Rechnung. Alle Pakete finden Sie auf der Preisseite.
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Kann ich auch Werkzeug oder Fahrzeuge verwalten?
Ja. Schlüssel sind in Log+Key ein Objekt-Typ wie jeder andere. Werkzeug, Geräte und Fahrzeuge bekommen ebenfalls einen NFC-Tag und laufen über dieselbe Entnahme, Rückgabe, Historie und Inventur. Mehr dazu unter Inventarverwaltung.
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Woher kommen die NFC-Tags?
Die NFC-Tags bestellen Sie direkt bei Log+Key, in Bauformen wie Anhänger, Aufkleber oder Kabelbinder. Neue Tags aktivieren Sie beim ersten Scan in Ihrem Account. Wie das geht, zeigt die Anleitung NFC-Tags bestellen und aktivieren.
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Wie schnell ist mein Team startklar?
Schnell. Log+Key hat viele Funktionen und Einstellungen, im Alltag bleibt die Bedienung aber bewusst niedrigschwellig: Scannen, Entnehmen, Zurückgeben, fertig. Eine Schulung ist nicht nötig, neue Mitarbeitende finden sich in wenigen Minuten zurecht.
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Hilft Log+Key bei Einrichtung und Datenübernahme?
Ja. Wir unterstützen alle Kunden bei der ersten Einrichtung und bei der Übernahme bestehender Schlüssellisten. Bei ausreichender Datenqualität ist der Import kostenfrei. Sprechen Sie uns beim Start einfach an oder buchen Sie eine Beratung.
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Gibt es eine API?
Ja. Was Log+Key in der Oberfläche kann, steht auch über die API bereit. Fertige Anbindungen gibt es für UMO und NEXUS Heim, die Anbindung an Connext Vivendi ist in Arbeit. Details auf der Seite Schnittstellen.
Besondere Anforderungen?
Wir entwickeln auch individuelle Lösungen
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