Jede Person, die Objekte entnehmen oder zurückgeben soll, braucht einen eigenen User. So ist später jederzeit nachvollziehbar, wer welches Objekt hat. In der App heißt der Bereich dafür User — in dieser Anleitung sprechen wir gleichbedeutend von Benutzern.
Voraussetzung
Die folgenden Schritte setzen ein Konto mit der Rolle Admin voraus — oder mit einer Rolle, die das Recht hat, User anzulegen. Welche Rollen es gibt, steht unter Benutzerrollen festlegen.
Schritte
- Öffnen Sie in der Web-App den Bereich User und klicken Sie auf Hinzufügen.
- Tragen Sie Vorname und Nachname ein.
- Legen Sie unter Zugang fest, wo sich die Person anmelden darf: Kann sich am Computer/Smartphone im Browser anmelden und/oder Kann sich am Terminal anmelden.
- Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein. Mit Browser-Zugang ist sie Pflicht, denn Log+Key schickt an diese Adresse automatisch eine E-Mail mit einem Link zum Festlegen des Passworts. Ohne Browser-Zugang ist das Feld optional.
- Sobald ein Zugang aktiv ist, erscheinen zwei weitere Pflichtfelder: Wählen Sie unter Rollen eine oder mehrere Rollen (User oder Admin) und legen Sie den Standortzugriff fest. Standard ist Zugriff auf alle Standorte; schalten Sie das aus, wählen Sie einzelne Standorte und entscheiden zusätzlich über Zugriff auf Objekte ohne Standort.
- Bei Terminal-Zugang: Aktivieren Sie unter PIN den Schalter Einmal-PIN für Terminalzugriff generieren. Die PIN erscheint direkt im Formular — notieren Sie sie, um sie der Person persönlich zu übergeben.
- Optional: Jobbezeichnung, Telefonnummer, Unternehmen und Login-Tag.
- Bestätigen Sie mit Erstellen.
Nach dem Anlegen: Passwort und PIN
Passwort für den Browser. Die Person erhält automatisch eine E-Mail mit einem Link zum Festlegen des Passworts. Ist die E-Mail nicht angekommen oder das Passwort vergessen, öffnen Sie den User und wählen Weitere Aktionen → Passwort zurücksetzen — damit geht ein neuer Link raus. Jeder dieser Links ist sieben Tage gültig.
Einmal-PIN für das Terminal. Die beim Anlegen erzeugte PIN sehen Sie auch auf der Detailseite des Users. Mit ihr meldet sich die Person das erste Mal am Terminal an und legt dann ihre eigene PIN fest. Eine neue Einmal-PIN erzeugen Sie jederzeit über Weitere Aktionen → Einmal-PIN generieren. Für Bestätigungen in der Web-App gilt die Einmal-PIN nicht; dafür hat jede Person ihre persönliche PIN, die sie auch unter Profil → PIN ändern setzen kann. Mehr dazu unter Anmeldung in der Web-App.
Login-Tag zuweisen
Ein Login-Tag ist ein Log+Key NFC-Tag, der einer Person zugewiesen ist — er dient der Anmeldung am Terminal per Scan statt per PIN. Zwei Wege:
- Von der Tag-Seite aus: Tag scannen oder unter Tags öffnen → User verknüpfen → im Dialog Login-Tag an User zuweisen die Person wählen → Zuweisen. Der Tag zeigt danach den Status User zugewiesen.
- Im User-Formular: Bearbeiten → im Feld Login-Tag auf Kein Tag zugewiesen klicken → freien Tag wählen → Speichern.
Auf der Detailseite der Person steht dann Login-Tag: Verknüpft. Lösen lässt sich die Zuweisung im Bearbeiten-Formular über Tag-Verknüpfung trennen, siehe NFC-Tag-Verknüpfung aufheben.
Häufige Fragen
Was kann ich später an einem User ändern? Alles: Öffnen Sie den User und klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten. Im Formular Benutzer bearbeiten ändern Sie Stammdaten, Zugang, Rollen, Standortzugriff und Login-Tag und bestätigen mit Speichern. Unter Weitere Aktionen finden Sie außerdem Entnommene Objekte quittieren, Einmal-PIN generieren, Passwort zurücksetzen und Historie anzeigen; über Objektzuweisung weisen Sie der Person Objekte direkt zu.
Was passiert, wenn jemand das Team verlässt? Ein Deaktivieren gibt es derzeit nicht. Entziehen Sie stattdessen den Zugang: Öffnen Sie Bearbeiten, schalten Sie beide Zugang-Schalter aus und speichern Sie. Der User bleibt erhalten, kann sich aber nirgends mehr anmelden. Löschen können Sie den User ebenfalls — der Button Löschen sitzt im selben Formular. In beiden Fällen bleibt die Historie vollständig erhalten; aus der Historie wird nie etwas gelöscht.