Objekte zuweisen

Normalerweise entnimmt jede Person ihre Objekte selbst – am Terminal, am Smartphone oder in der Web-App. Mit der Objektzuweisung bucht stattdessen eine verwaltende Person das Objekt auf jemand anderen. Das ist der richtige Weg, wenn

• Mitarbeitende keinen eigenen Zugang haben und eine zentrale Stelle, etwa die Personalabteilung, die Schlüssel ausgibt,
• ein Objekt an eine externe Person geht, die als Kontakt angelegt ist – etwa an einen Subunternehmer auf der Baustelle.

Objekt-Detailseite: Weitere Aktionen, Objekt zuweisen, Person auswählen und bestätigen

Voraussetzung

Zuweisen dürfen Rollen mit dem Recht Objektzuweisung – in den Standardrollen Admin und Owner. Für den Weg über die Objekt-Detailseite ist zusätzlich das Recht Objektzuweisung auf Objektdetailseite nötig. In den Standardrollen hat es nur der Owner; Admins weisen über die User- oder Kontakt-Detailseite zu. Fehlt Ihren Admins der Eintrag Objekt zuweisen, ergänzt ein Owner das Recht unter Rollen und Rechte verwalten.

Von der Objekt-Detailseite aus

1. Öffnen Sie unter Objekte das Objekt, das Sie ausgeben möchten.
2. Klicken Sie auf Weitere Aktionen → Objekt zuweisen.
3. Wählen Sie im Dialog Objekt zuweisen die Person. Die Liste enthält Ihre User und Ihre Kontakte in einer gemeinsamen, alphabetischen Liste; bei Kontakten steht das Unternehmen darunter. Über User suchen… finden Sie die Person schneller. Ist sie noch nicht angelegt, legen Sie sie über den ersten Eintrag Neuen Kontakt hinzufügen direkt an.
4. Optional:
   • Kommentar – etwa wofür das Objekt ausgegeben wird.
   • Spätester Rückgabetermin – bis wann das Objekt zurück sein soll. Das Feld ist zunächst gesperrt; schalten Sie Standardausleihdauer überschreiben ein, dann wählen Sie wie beim Entnehmen Keine, Heute, Morgen, In einer Woche oder Genauer Rückgabetermin.
   • Aktion mit Unterschrift bestätigen – die empfangende Person unterschreibt direkt auf dem Gerät.
   • E-Mail-Quittung versenden – nach dem Bestätigen wählen Sie die Empfänger, siehe Quittungen drucken und versenden.
5. Klicken Sie auf Mit PIN bestätigen und geben Sie Ihre persönliche PIN ein. Haben Sie Quittung oder Unterschrift eingeschaltet, kommen zuerst diese Schritte – die PIN fragt Log+Key ganz am Ende ab.

Mehrere Objekte auf einmal: Sobald eine Person gewählt ist, öffnet Erweiterte Zuweisung den großen Dialog Objektzuweisung – derselbe wie auf der User-Detailseite, siehe unten. Das aktuelle Objekt steht dort schon unter Zugewiesen.

In der Objektliste wechselt der Status danach auf In Benutzung, und in der Spalte Entnommen von steht die gewählte Person – auch wenn es ein Kontakt ist.

Objekt zuweisen steht nur bei verfügbaren Objekten im Menü. Hat gerade jemand das Objekt, finden Sie dort stattdessen Objektempfang – siehe unten.

Von der User-Detailseite aus

Alternativ starten Sie bei der Person:

1. Öffnen Sie unter User die Person.
2. Klicken Sie unten auf Objektzuweisung.
3. Der Dialog Objektzuweisung hat zwei Spalten: links Verfügbar, rechts Zugewiesen. Beide lassen sich über Suche, Standort und Typ eingrenzen; links blendet der Schalter In Benutzung zusätzlich Objekte ein, die gerade jemand hat. Jede Zeile nennt Name, Typ und Standort.
4. Verschieben Sie die Objekte mit den Pfeil-Buttons zwischen den Spalten nach Zugewiesen. Schneller geht es mit einem USB-NFC-Leser, den Sie bei Log+Key bekommen: Er tippt die Kennung jedes gescannten Tags wie eine Tastatur ein und bestätigt sie. Der NFC Scan Modus – voreingestellt – hält dafür den Cursor im Suchfeld, sodass Sie mehrere Objekte nacheinander scannen können.
5. Optional: Kommentar, Standardausleihdauer überschreiben mit Rückgabetermin, Aktion mit Unterschrift bestätigen und E-Mail-Quittung versenden – wie im Dialog Objekt zuweisen.
6. Klicken Sie auf Mit PIN bestätigen und geben Sie Ihre persönliche PIN ein.

Von der Kontakt-Detailseite aus

Auch die Detailseite eines Kontakts hat unten den Button Objektzuweisung: Öffnen Sie unter Kontakte den Kontakt und klicken Sie auf Objektzuweisung. Es öffnet sich derselbe Dialog wie auf der User-Detailseite.

Wie das Objekt zurückkommt

Hat die Person einen eigenen Zugang, gibt sie das Objekt wie gewohnt selbst zurück – in der Web-App über Zurückgeben oder am Terminal per Scan. Für Personen ohne Zugang und für Kontakte bucht die verwaltende Person die Rückgabe:

1. Öffnen Sie das Objekt und wählen Sie Weitere Aktionen → Objektempfang.
2. Der Dialog Objektempfang nennt den aktuellen Inhaber und erklärt: Mit dem Objektempfang wird das Objekt wieder verfügbar gemacht.
3. Optional: Aktion mit Unterschrift bestätigen und E-Mail-Quittung versenden – etwa damit die Person die Rückgabe unterschreibt.
4. Klicken Sie auf Objektempfang und bestätigen Sie mit Ihrer persönlichen PIN.

Am Terminal geht es ebenfalls: Objekt scannen und bei Objekte werden von anderer Person übernommen Objekte zurückgeben wählen.

In der Historie

Eine Zuweisung erscheint in der Historie als Aktion Objektzuweisung: Durchgeführt von nennt die Person, die zugewiesen hat, Betroffener User die Person, die das Objekt bekommen hat – auch wenn es ein Kontakt ist. Ein Objektempfang erscheint als Aktion Objektempfang mit der Person, die das Objekt vorher hatte, als Betroffener User.

Tipps

• Quittungen und Unterschriften machen die Übergabe nachweisbar, besonders bei Externen – siehe Objekte an Externe herausgeben.
• Für Übergaben zwischen zwei Personen, die beide einen Zugang haben, ist die Übernahme der einfachere Weg: Die neue Person bucht selbst.

Weiterführende Anleitungen

• User – Detailseite und Objektzuweisung
• Kontakte – externe Personen ohne Anmeldung
• Rollen und Rechte verwalten