Objekte werden in Log+Key nie gelöscht. Geht ein Schlüssel verloren oder wird ein Funkgerät ausgemustert, archivieren Sie es: Es verschwindet aus der Objektliste und zählt nicht mehr zu Ihrem Bestand. Seine komplette Historie bleibt erhalten.
Objekt-Detailseite: Weitere Aktionen, Archivieren, Kommentar eintragen und bestätigen; danach der Filter „Archiviert“
Voraussetzung
Sie brauchen das Recht Archivieren – standardmäßig Admins und Owner. Mit Archivierungskommentar (ebenfalls Admin und Owner) können Sie beim Archivieren einen Kommentar hinterlegen.
Schritte
- Öffnen Sie unter Objekte das Objekt.
- Klicken Sie auf Weitere Aktionen → Archivieren.
- Der Dialog Objekt archivieren zeigt den Übergang Verfügbar → Archiviert und weist darauf hin, dass die Verbindung zum NFC-Tag aufgelöst wird.
- Optional: Tragen Sie einen Kommentar ein, warum das Objekt archiviert wird, zum Beispiel „Schlüssel verloren, Schloss getauscht“.
- Optional: Schalten Sie Quittung drucken ein, wenn Sie eine Quittung über die Archivierung brauchen.
- Klicken Sie auf Archivieren. Eine PIN-Abfrage gibt es dabei nicht; Log+Key kehrt zur Objektliste zurück.
Archivieren lässt sich nur ein verfügbares Objekt: Bei einem Objekt, das gerade jemand hat, öffnet sich der Dialog nicht. Buchen Sie zuerst die Rückgabe – zum Beispiel über Weitere Aktionen → Objektempfang.
Was danach passiert
- Die Verknüpfung zum NFC-Tag wird aufgelöst. Der Tag ist danach wieder frei und lässt sich mit einem anderen Objekt verknüpfen – siehe Objekt mit NFC-Tag verknüpfen.
- Das Objekt verschwindet aus der normalen Objektliste. Mit Filter → Archiviert sehen Sie archivierte Objekte weiterhin.
- Die Historie hält die Archivierung als eigenen Vorgang fest; alle früheren Einträge zum Objekt bleiben vollständig erhalten.
- In den Listen unter Typen und Standorte zählt das Objekt in der Spalte Archiviert.
- Archivierte Objekte zählen nicht zum Objektlimit Ihres Tarifs.
Archivieren, um wieder ins Objektlimit zu kommen
Liegt Ihr Bestand über dem Objektlimit Ihres Tarifs – etwa nach einem Wechsel in einen kleineren Plan –, sind Entnahmen und Rückgaben gesperrt. Archivieren bleibt dann als einzige Aktion möglich. Archivieren Sie Objekte, die Sie nicht mehr brauchen, bis der Bestand wieder im Limit liegt. Details unter Tarif & Abrechnung.
Ein archiviertes Objekt zurückholen
Für das Zurückholen gibt es das Recht Dearchivieren. Es ist in keiner Standardrolle gesetzt – ein Owner vergibt es bei Bedarf unter Rollen und Rechte verwalten.
Ohne dieses Recht bietet ein archiviertes Objekt unter Weitere Aktionen nur noch Historie. Mit dem Recht geht es so:
- Blenden Sie in der Objektliste über Filter → Archiviert die archivierten Objekte ein und öffnen Sie das Objekt.
- Wählen Sie Weitere Aktionen → Reaktivieren.
- Der Dialog Objekt reaktivieren zeigt den Übergang Archiviert → Verfügbar und weist darauf hin, dass die Verbindung zum Tag dabei nicht wiederhergestellt wird.
- Klicken Sie auf Reaktivieren.
Das Objekt ist danach wieder verfügbar und zählt wieder zum Objektlimit. Einen NFC-Tag verknüpfen Sie bei Bedarf neu – siehe Objekt mit NFC-Tag verknüpfen.
Weiterführende Anleitungen
- Objekte
- Objekttausch durchführen – wenn sich nur das Foto eines Objekts ändert
- Tarif & Abrechnung – Objektlimit