Um drei Aktionen dreht sich in Log+Key alles: Entnehmen, Zurückgeben und Übernehmen. Jede ändert den Status eines Objekts und landet mit Zeitpunkt und Namen in der Historie – so wissen Sie jederzeit, wer welchen Schlüssel hat. Die Aktionen funktionieren überall gleich: am Smartphone, am Terminal und am Computer. Diese Seite zeigt alle drei Wege.
Die drei Aktionen auf einen Blick
| Aktion | Wann | Danach |
|---|---|---|
| Entnehmen | Das Objekt ist verfügbar, und Sie nehmen es mit. | In Benutzung, auf Ihren Namen |
| Zurückgeben | Sie haben das Objekt und bringen es zurück. | Verfügbar |
| Übernehmen | Eine andere Person hat das Objekt, und Sie bekommen es direkt von ihr. | In Benutzung, auf Ihren Namen |
Welche Aktion gerade passt, entscheidet Log+Key für Sie: Die Detailseite eines Objekts zeigt genau den passenden Button – Entnehmen bei einem verfügbaren Objekt, Zurückgeben bei einem, das Sie selbst haben, Übernehmen, wenn es bei jemand anderem ist. Das Terminal sortiert jedes gescannte Objekt automatisch in die passende Liste.
Bevor Sie loslegen
- Zugang: Für Smartphone und Computer melden Sie sich in der Web-App an, am Terminal mit Ihrem Namen und Ihrer PIN oder mit einem Login-Tag. Beides steht unter Anmeldung in der Web-App.
- Persönliche PIN: In der Web-App bestätigen Sie jede Aktion mit Ihrer vierstelligen PIN. Festlegen oder ändern können Sie sie unter Profil → PIN ändern – es ist dieselbe PIN, mit der Sie sich am Terminal anmelden.
- NFC-Tag: Zum Scannen braucht das Objekt einen verknüpften Tag – siehe Objekt mit NFC-Tag verknüpfen. Ohne Tag finden Sie das Objekt über die Suche unter Objekte.
- Rechte: Entnehmen und Zurückgeben erlaubt das Recht Objekte entnehmen/zurückgeben, Übernehmen das Recht Objektübernahmen. Beide sind in allen drei Standardrollen gesetzt – also für jede Person.
Am Smartphone
Halten Sie Ihr Smartphone an den Tag des Objekts. Das Telefon öffnet die Detailseite des Objekts im Browser – eine eigene App brauchen Sie nicht, nur eine Anmeldung in der Web-App. Ohne Tag tippen Sie unter Objekte auf das gesuchte Objekt.
Entnehmen
- Scannen Sie den Tag. Die Detailseite zeigt den Status Verfügbar und den Button Entnehmen.
- Tippen Sie auf Entnehmen. Der Dialog Objekt entnehmen zeigt das Objekt mit dem Übergang Verfügbar → In Benutzung.
- Optional: Hinterlegen Sie einen Kommentar und wählen Sie unter Rückgabetermin festlegen, bis wann das Objekt zurück sein soll – Keine, Heute, Morgen, In einer Woche oder Genauer Rückgabetermin. Hat Ihr Admin eine Standardausleihdauer eingerichtet, ist der Termin schon vorbelegt.
- Tippen Sie auf Mit PIN bestätigen und geben Sie Ihre PIN ein.
Das Objekt steht jetzt auf In Benutzung, unter Entnommen von steht Ihr Name.
Screencast am Smartphone: Auf der Detailseite eines verfügbaren Objekts wird „Entnehmen“ getippt, der Rückgabetermin „Heute“ gewählt und bestätigt – das Objekt steht danach auf „In Benutzung“
Zurückgeben
- Scannen Sie den Tag erneut. Weil Sie das Objekt haben, heißt der Button jetzt Zurückgeben.
- Tippen Sie auf Zurückgeben. Der Dialog Objekt zurückgeben zeigt den Übergang In Benutzung → Verfügbar; auch hier können Sie einen Kommentar hinterlegen, etwa einen Hinweis auf einen Defekt.
- Tippen Sie auf Mit PIN bestätigen und geben Sie Ihre PIN ein.
Das Objekt ist wieder Verfügbar und kann von der nächsten Person entnommen werden.
Screencast am Smartphone: Auf der Detailseite eines entnommenen Objekts wird „Zurückgeben“ getippt und bestätigt – das Objekt ist danach wieder „Verfügbar“
Übernehmen
- Scannen Sie den Tag. Hat gerade eine andere Person das Objekt, nennt die Detailseite sie unter Entnommen von, und der Button heißt Übernehmen.
- Tippen Sie auf Übernehmen. Der Dialog Objekt übernehmen zeigt das Objekt mit dem Hinweis Objektübernahme; optional hinterlegen Sie einen Kommentar, etwa „Schichtwechsel“.
- Tippen Sie auf Mit PIN bestätigen und geben Sie Ihre PIN ein.
Unter Entnommen von steht jetzt Ihr Name. Die Übergabe ist gebucht, ohne dass das Objekt erst zurück in den Schrank muss. Mehr dazu unter Objekt von Kolleginnen und Kollegen übernehmen.
Screencast am Smartphone: Ein Objekt, das jemand anderes hat, wird mit „Übernehmen“ und einem Kommentar übernommen
Am Terminal
Am Terminal geht alles über den Scan: anmelden, Objekte an den NFC-Leser halten, bestätigen. Melden Sie sich an, indem Sie Ihren Namen antippen und Ihre PIN eingeben, oder halten Sie Ihren Login-Tag an den Leser. Nach der Anmeldung sehen Sie Ihre aktuellen Ausleihen; die Leiste unten zeigt Objekt scannen zum Starten.
Jedes gescannte Objekt landet auf dem Bildschirm Entnahme/Rückgabe automatisch in der passenden Liste. Sie können also in einem Durchgang mehrere Objekte entnehmen und andere zurückgeben – Bestätigen bucht alles auf einmal. Ein versehentlich gescanntes Objekt entfernen Sie über das × in seiner Karte; Abbrechen verwirft die ganze Liste.
Entnehmen
- Halten Sie den Tag des Objekts an den Leser. Das Objekt erscheint unter Objekte werden entnommen.
- Optional: Klappen Sie Optionen auf und wählen Sie einen Rückgabetermin. Das geht mit dem Recht Rückgabetermin im Terminal – standardmäßig für Admins und Owner.
- Tippen Sie auf Bestätigen. Der Bestätigungsdialog zeigt Verfügbar → In Benutzung; hier können Sie noch einen Kommentar hinterlegen.
- Tippen Sie im Dialog auf Bestätigen.
Das Terminal kehrt zur Übersicht zurück, das Objekt steht jetzt unter Ihren Ausleihen.
Screencast am Terminal: Ein Objekt wird gescannt, unter „Optionen“ der Rückgabetermin „Morgen“ gewählt und die Entnahme bestätigt
Zurückgeben
- Halten Sie den Tag an den Leser. Weil das Objekt auf Ihren Namen entnommen ist, erscheint es unter Objekte werden zurückgegeben.
- Tippen Sie auf Bestätigen – der Dialog zeigt In Benutzung → Verfügbar – und bestätigen Sie im Dialog mit Bestätigen.
Screencast am Terminal: Dasselbe Objekt wird erneut gescannt, landet unter „Objekte werden zurückgegeben“ und die Rückgabe wird bestätigt
Übernehmen
- Halten Sie den Tag an den Leser. Hat eine andere Person das Objekt, erscheint es unter Objekte werden von anderer Person übernommen – mit dem Hinweis Übernahme von …, also von wem.
- Das Terminal fragt nach einer Entscheidung. Tippen Sie auf Objekte entnehmen: Die Ausleihe geht auf Ihren Namen über, und das Objekt wandert unter Objekte werden entnommen.
- Tippen Sie auf Bestätigen und im Dialog noch einmal auf Bestätigen.
Bestätigen bleibt gesperrt, bis Sie die Entscheidung getroffen haben. Die zweite Möglichkeit, Objekte zurückgeben, gibt das Objekt für die andere Person zurück – es ist danach wieder verfügbar. Alle Bildschirme im Detail zeigt Das Terminal im Alltag nutzen.
Screencast am Terminal: Ein Objekt, das jemand anderes hat, wird gescannt, mit „Objekte entnehmen“ übernommen und bestätigt
Am Computer
Am Computer öffnen Sie Objekte über die Liste: Unter Objekte finden Sie Ihren Bestand mit Status und der Spalte Entnommen von. Suchen Sie das Objekt über das Suchfeld und klicken Sie auf seine Zeile – die Detailseite zeigt denselben Button wie am Smartphone, und die Dialoge sind dieselben.
Entnehmen
- Öffnen Sie unter Objekte ein Objekt mit dem Status Verfügbar.
- Klicken Sie auf Entnehmen, hinterlegen Sie bei Bedarf einen Kommentar und einen Rückgabetermin.
- Klicken Sie auf Mit PIN bestätigen und geben Sie Ihre PIN ein.
Screencast am Computer: In der Objektliste wird ein Objekt gesucht und geöffnet, mit Kommentar und Rückgabetermin entnommen – danach steht es auf „In Benutzung“
Zurückgeben
- Öffnen Sie das Objekt. Ihre eigenen Ausleihen zeigt die Liste mit dem Filter Von mir geliehen.
- Klicken Sie auf Zurückgeben und hinterlegen Sie bei Bedarf einen Kommentar.
- Klicken Sie auf Mit PIN bestätigen und geben Sie Ihre PIN ein.
Screencast am Computer: Ein entnommenes Objekt wird geöffnet, mit „Zurückgeben“ zurückgegeben und ist danach wieder „Verfügbar“
Übernehmen
- Öffnen Sie das Objekt. Die Spalte Entnommen von zeigt schon in der Liste, wer es gerade hat.
- Klicken Sie auf Übernehmen und hinterlegen Sie bei Bedarf einen Kommentar.
- Klicken Sie auf Mit PIN bestätigen und geben Sie Ihre PIN ein.
Screencast am Computer: Ein Objekt, das eine Kollegin hat, wird geöffnet und mit „Übernehmen“ auf den eigenen Namen gebucht
Was Log+Key festhält
- Objektliste: Sie zeigt den neuen Status und unter Entnommen von, wer das Objekt gerade hat.
- Historie: Jede Aktion wird ein Eintrag mit Datum und Uhrzeit, Durchgeführt von, Objekt, Standort, Kommentar und Gerät – Browser oder der Name des Terminals. Eine Entnahme erscheint als Verfügbar → In Benutzung, eine Rückgabe als In Benutzung → Verfügbar. Eine Übernahme in der Web-App heißt Objektübernahme; am Terminal erscheint sie als Entnahme mit dem Hinweis Automatische Übernahme. In beiden Fällen steht die bisherige Person unter Betroffener User. Mehr dazu unter Historie.
- Rückgabetermin: Ist er überschritten, steht das Objekt auf Überfällig. Wer dann eine E-Mail bekommt, steht unter Rückgabedatum einstellen.
- Benachrichtigung bei Übernahmen: Auf Wunsch informiert Log+Key die bisherige Person per E-Mail. Das schaltet ein Admin unter Einstellungen → Benachrichtigungseinstellungen ein.
Gut zu wissen
- Unterschrift und Quittung: Beim Entnehmen und Zurückgeben können Sie die Aktion zusätzlich mit einer Unterschrift bestätigen (Aktion mit Unterschrift bestätigen) oder eine Quittung verschicken (E-Mail-Quittung versenden) – je nach den Rechten Ihrer Rolle. Siehe Quittungen drucken und versenden und Nachträglich eine Unterschrift erfassen.
- Für jemand anderen buchen: Soll ein Objekt an eine Person gehen, die es nicht selbst entnimmt – etwa an Externe –, nutzen Admins Objekte zuweisen. Dort steht auch, wie Sie ein Objekt für jemand anderen zurücknehmen.
Weiterführende Anleitungen
- Wer hat gerade welches Objekt?
- Objekt von Kolleginnen und Kollegen übernehmen
- Das Terminal im Alltag nutzen
- Rückgabedatum einstellen
- Objekte – die Objektliste und die Detailseite