Funktionen
Jede Übergabe belegt, ohne Zettelwirtschaft
Unterschrift auf dem Bildschirm, PDF-Quittung per E-Mail, Rückgabefrist mit automatischer Erinnerung: Log+Key dokumentiert Entnahme und Rückgabe so, dass Sie es später belegen können.
Screencast: In der Objektliste wird ein Schlüsselbund geöffnet und entnommen, die Entnahme mit der Unterschrift „M. Muster“ auf dem Bildschirm bestätigt; danach folgt die PIN-Abfrage
Ihr Nutzen
Was die Übergabe mit Nachweis bringt
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Unterschrift bei Entnahme und Rückgabe
Die übernehmende Person unterschreibt direkt auf dem Bildschirm. Log+Key speichert Unterschrift, Datum und Namen am Historieneintrag, eine fehlende Unterschrift ergänzen Sie nachträglich.
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PDF-Quittung per E-Mail
Jede Entnahme und Rückgabe lässt sich als PDF-Quittung an eine freie E-Mail-Adresse oder einen gespeicherten Kontakt senden, auf Wunsch im Layout Ihrer Organisation.
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Rückgabefrist mit Erinnerung
Pro Entnahme legen Sie fest, bis wann der Schlüssel zurück sein muss. Ist er überfällig, erinnert Log+Key automatisch per E-Mail, ohne dass jemand nachtelefonieren muss.
So funktioniert es
Von der Entnahme zur Quittung in drei Schritten
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Entnahme mit Rückgabefrist
Ihre Mitarbeitenden oder externe Partner entnehmen den Schlüssel per Scan am Smartphone, am Terminal oder am Desktop und wählen den Rückgabetermin. Am Terminal geht das für viele Schlüssel in einem Durchgang.
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Unterschrift auf dem Bildschirm
Wer den Schlüssel übernimmt oder zurückgibt, unterschreibt direkt am Gerät. Unterschrift, Datum und Name landen im Historieneintrag der Übergabe und bleiben dort dauerhaft gespeichert.
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Quittung senden, bei Bedarf erneut
Die PDF-Quittung geht per E-Mail an die Person, die den Schlüssel hat, oder an einen hinterlegten Kontakt, etwa den Handwerksbetrieb. Aus der Detailansicht eines Historieneintrags versenden Sie jede Quittung später erneut.
Aus der Praxis
Ambulante Pflegedienste nutzen die Quittungen als Übergabeprotokoll gegenüber Klientinnen, Klienten und Angehörigen: Wer den Wohnungsschlüssel wann übernommen hat, ist mit Unterschrift belegt.
Häufige Fragen
Antworten zu Übergabe und Quittung
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Ersetzt die Quittung ein Schlüsselübergabeprotokoll auf Papier?
Die Quittung hält als PDF fest, welches Objekt wann von wem entnommen oder zurückgegeben wurde, die Unterschrift bleibt am Historieneintrag gespeichert. Damit dokumentiert Log+Key die Übergabe so, wie es ein Protokoll auf Papier tut, nur ohne Ordner und ohne Suchen. Ob das Dokument für Ihren Einzelfall genügt, klären Sie am besten mit Ihrer Rechtsberatung.
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Kann ich eine Quittung später noch einmal senden?
Ja. Öffnen Sie den Eintrag in der Historie, dort versenden Sie die Quittung erneut, an dieselbe oder eine andere Adresse. In der Historie filtern Sie außerdem nach „Quittung gesendet“ und sehen so, welche Übergaben noch keine Quittung haben. Einen Überblick über alle Funktionen gibt die Funktionsübersicht.
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Wo werden Unterschriften und Quittungen gespeichert?
In Ihrem Log+Key Account, auf Servern in Deutschland. Aus der Historie wird nie etwas gelöscht, auch dann nicht, wenn ein User entfernt oder ein Objekt archiviert wird. Wie Log+Key Ihre Daten schützt, lesen Sie auf der Seite Sicherheit.
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Die nächste Übergabe mit Nachweis
Bis 10 Objekte ist Log+Key dauerhaft kostenlos. Legen Sie Ihre Schlüssel an, scannen Sie den ersten Tag und senden Sie noch heute die erste Quittung.