Log+Key

Vorlagen

Schlüssel­quittung für Mitarbeitende

Dokumentieren Sie, welche Schlüssel und Transponder Ihre Mitarbeitenden erhalten, und bestätigen Sie bei Austritt oder Wechsel die vollständige Rückgabe.

Protokoll erstellen Leere Vorlage als PDF (ausfüllbar)

Kostenlos · ohne Anmeldung · Ihre Angaben verlassen den Browser nicht

Online-Generator

Schlüssel­quittung für Mitarbeitende online erstellen

Ihre Angaben verlassen Ihren Browser nicht: Das PDF entsteht auf Ihrem Gerät, nichts wird übertragen oder gespeichert.

So funktioniert das

Der Generator läuft vollständig in Ihrem Browser. Beim ersten Klick auf „PDF erstellen“ lädt er einmalig das PDF-Werkzeug und die Schrift von log-key.de nach — Ihre Eingaben, Unterschriften und Ihr Logo werden dabei nicht übertragen.

Es wird nichts gespeichert, auch nicht in Ihrem Browser. Schließen oder neu laden, und alles ist weg. Laden Sie das PDF also herunter, bevor Sie die Seite verlassen.

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Kopf und Rahmendaten
Logo (optional)

PNG oder JPEG, bis 2 MB. Es bleibt in Ihrem Browser.

Wird automatisch vergeben, Sie können sie überschreiben.

Mitarbeiter*in
Ausgegeben von
Schlüssel und Medien

  1. Schlüssel und Medien 1

Ausgabe
Bestätigung
Unterschriften

Optional: direkt auf dem Bildschirm unterschreiben, mit Finger, Stift oder Maus. Ohne Unterschrift bleibt im PDF eine Linie für Papier.

Mitarbeiter*in

Noch nicht unterschrieben

Ausgegeben von

Noch nicht unterschrieben

Optionen
Rückgabe
Vollständig zurück

Rückgabe durch

Noch nicht unterschrieben

Rücknahme durch

Noch nicht unterschrieben

Vorschau

OrganisationAnschrift (optional)

Schlüsselquittung

Protokoll-Nr.
Ort
Datum
Uhrzeit

Mitarbeiter*in

Name
Personalnummer (optional)
Abteilung / Standort

Ausgegeben von

Name
Funktion

Schlüssel und Medien

BezeichnungSchlüssel-/TranspondernummerSchließbereichAnzahl

Ausgabe

Ausgabedatum01.01.2000

Bestätigung

Ich habe die oben aufgeführten Schlüssel erhalten. Ich gebe sie nicht an Dritte weiter, lasse keine Kopien anfertigen und melde einen Verlust unverzüglich der ausgebenden Stelle. Bei Ende meiner Tätigkeit, bei einem Wechsel des Arbeitsbereichs oder auf Aufforderung gebe ich die Schlüssel vollständig zurück.

Mitarbeiter*inUnterschriftNameOrt, Datum
Ausgegeben vonUnterschriftNameOrt, Datum

Rückgabe

Rückgabe am
Vollständig zurückJaNein
Fehlende Schlüssel
Bemerkung
Rückgabe durchUnterschriftNameOrt, Datum
Rücknahme durchUnterschriftNameOrt, Datum
Vorlage: log-key.de/vorlagenMuster ohne Gewähr. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.

Vorschau im A4-Format. Das PDF kann Seiten anders umbrechen.

Unterschreiben Sie im Feld. Auf dem Smartphone geht es quer gehalten leichter.

Tipp: Gerät quer halten

Kurz erklärt

Eine Schlüsselquittung bestätigt, dass Mitarbeitende bestimmte Schlüssel oder Transponder erhalten haben, und hält ihre Zusagen zum Umgang damit fest. Bei Austritt oder Wechsel belegt der Rückgabe-Abschnitt, dass alles zurück ist.

Das gehört hinein

Was ein gutes Protokoll festhält

  • Nummer, Ort, Datum und Uhrzeit – damit Ausgabe und Rückgabe eindeutig zusammengehören

  • Mitarbeiter*in – wer die Schlüssel führt; die Personalnummer hilft bei gleichen Namen

  • Ausgegeben von – wer ausgegeben hat und die Rückgabe entgegennimmt

  • Schlüssel und Medien – Schlüssel- und Transpondernummern machen jedes Stück eindeutig

  • Ausgabedatum – der Stichtag, ab dem die Verantwortung gilt

  • Bestätigung – die Zusage zu Weitergabe, Kopien, Verlust und Rückgabe

  • Unterschriften – Mitarbeiter*in und ausgebende Stelle bestätigen die Ausgabe

  • Rückgabe – belegt beim Austritt, dass alles zurück ist

Praxis-Tipps

Was sich in der Praxis bewährt hat

  1. Rückgabe am letzten Arbeitstag

    Jeder Abgang ist auch eine Schlüsselrückgabe. Planen Sie sie in den Austritt ein – nicht drei Wochen später beim Aufräumen des Spinds.

  2. Auch beim Wechsel im Haus

    Wer Abteilung oder Standort wechselt, behält sonst oft die alten Schlüssel. Der Wechsel ist der Anlass für die Rückgabe, nicht erst der Austritt.

  3. Schlüssel gehören zu Rollen

    Notieren Sie den Schließbereich, nicht nur die Nummer. Bei einer Neubesetzung sehen Sie dann sofort, was die Nachfolge braucht.

  4. Eine Quittung pro Person

    Halten Sie alle Schlüssel und Transponder einer Person auf einem Bogen fest. So zeigt die Rückgabe auf einen Blick, was noch fehlt.

Aus unserer Serie „Was wir gelernt haben“ – Erfahrungen aus Hausnotruf, Pflege, Hausverwaltung, Gebäudedienst und öffentlicher Hand. Zum Ratgeber Schlüsselverwaltung

Downloads

Lieber auf Papier?

Die ausfüllbare PDF-Vorlage füllen Sie am Rechner aus oder drucken sie leer aus. Für den Überblick über alle Schlüssel gibt es das Schlüsselbuch als Excel-Datei.

Alle Vorlagen für die Schlüsselverwaltung

Ohne Papier

Wenn aus einer Quittung fünfzig werden

Ein Bogen pro Übergabe funktioniert – bis es fünfzig im Monat sind und die Ordner voller werden. In Log+Key entsteht das Protokoll bei jeder Übergabe von selbst:

  • Unterschrift direkt auf dem Bildschirm, am Tablet, Smartphone oder Terminal
  • PDF-Quittung per E-Mail an die Person, die den Schlüssel übernimmt
  • Vollständige Historie: wer welchen Schlüssel wann hatte
  • Rückgabefrist mit automatischer Erinnerung per E-Mail

Bis 10 Objekte ist Log+Key dauerhaft kostenlos.

Mehr zu Übergabe und Quittung

Kostenlos starten

So sieht eine Übergabe in Log+Key aus: Entnahme mit Unterschrift auf dem Bildschirm

Screencast: In der Objektliste wird ein Schlüsselbund geöffnet und entnommen, die Entnahme mit der Unterschrift „M. Muster“ auf dem Bildschirm bestätigt; danach folgt die PIN-Abfrage

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur Schlüssel­quittung

  • Ist eine Unterschrift auf dem Bildschirm gültig?

    Eine Unterschrift auf dem Bildschirm ist eine einfache elektronische Signatur. Sie dokumentiert, wer den Schlüssel übergeben und erhalten hat. Ist für Ihren Fall eine schriftliche Form vorgeschrieben oder Ihnen ein Original lieber, lassen Sie das Feld leer und unterschreiben Sie den Ausdruck von Hand.

  • Werden meine Angaben gespeichert?

    Nein. Der Generator läuft in Ihrem Browser, das PDF entsteht auf Ihrem Gerät. Nichts wird an uns übertragen und nichts gespeichert, auch nicht im Browser. Schließen Sie die Seite, sind die Eingaben weg – laden Sie das PDF also vorher herunter.

  • Darf ich die Vorlage anpassen?

    Ja. Den Standardtext ändern Sie direkt im Generator, die ausfüllbare PDF-Vorlage dürfen Sie in Ihrer Organisation nutzen und weitergeben. Die Vorlage ist ein Muster ohne Gewähr und ersetzt keine Rechtsberatung; kommt es Ihnen auf jede Formulierung an, lassen Sie den Text prüfen.

  • Was gilt, wenn ein Schlüssel verloren geht?

    Die Quittung hält fest, dass ein Verlust sofort gemeldet wird. Wer für Kosten aufkommt, regelt sie bewusst nicht: Das gehört in den Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung.

  • Gilt die Quittung auch für Transponder und Chipkarten?

    Ja. Tragen Sie Transponder, Chipkarten oder Fernbedienungen wie Schlüssel in die Tabelle ein, mit ihrer Nummer im Feld „Schlüssel-/Transpondernummer“.

  • Wer bekommt welche Ausfertigung?

    Mit der Option „Zwei Ausfertigungen“ entstehen zwei gleiche Fassungen, oben rechts gekennzeichnet: eine für die ausgebende Stelle, eine für die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter.

Muster ohne Gewähr. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.