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Vorlagen

Schlüsselbuch-Vorlage für Excel und Google Sheets

Ein Schlüsselbuch mit Bestand, Ausgaben und Rückgaben, das Status und Überfälliges selbst ausrechnet – als Excel-Datei, für Google Sheets und zum Ausdrucken.

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Kostenlos · ohne Anmeldung · Excel, Google Sheets und PDF

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Drei Wege zum Schlüsselbuch

  • Excel-Vorlage (.xlsx)

    Fünf Blätter: Anleitung, Schlüssel, Ausgaben, Personen und Übersicht. Status, Überfälliges und Kennzahlen rechnen sich selbst aus.

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  • Google Sheets

    Legt eine eigene Kopie in Ihrem Google-Konto an.

    Kopie in Google Sheets anlegen

    öffnet Google Sheets in Ihrem Google-Konto

  • Druckvorlage (PDF)

    Schlüsselbuch-Blatt im Querformat mit 20 Zeilen pro Seite: am Rechner ausfüllbar oder leer zum Ausdrucken, unterschrieben wird auf Papier.

    Druckvorlage herunterladen

So legen Sie Ihre Kopie in Google Sheets an

  1. Klicken Sie auf „Kopie in Google Sheets anlegen“ und melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an, falls Sie es noch nicht sind. Ein kostenloses Konto genügt.

  2. Google fragt, ob Sie das Dokument kopieren möchten. Bestätigen Sie mit „Kopie erstellen“. Die Kopie liegt dann in Ihrem Google Drive unter „Meine Ablage“.

  3. Benennen Sie die Kopie um, zum Beispiel nach dem Objekt, und tragen Sie los. Die Kopie gehört Ihnen: Log+Key sieht Ihre Einträge nicht. Mit Kolleg*innen teilen Sie sie über „Freigeben“.

Blatt „Ausgaben“ der Schlüsselbuch-Vorlage in Excel: drei Beispielzeilen, Status „zurück“, „überfällig“ rot hinterlegt und „offen“ gelb, darüber die Statusformel
So sieht das Blatt „Ausgaben“ aus: Der Status rechnet sich aus Rückgabe-Plan und -Datum.

Kurz erklärt

Ein Schlüsselbuch ist die laufende Liste aller Schlüssel einer Organisation: welche es gibt, wer welchen gerade hat und wann er zurückkommen soll. Jede Ausgabe ist eine eigene Zeile, damit nichts überschrieben wird.

Das gehört hinein

Was in ein Schlüsselbuch gehört

  • Eindeutige Schlüssel-ID – damit sich zwei ähnliche Schlüssel nie verwechseln lassen

  • Bezeichnung, Objekt und Schließanlage – wofür der Schlüssel ist, auch für neue Kolleg*innen verständlich

  • Anzahl der Exemplare – damit ein fehlendes Stück auffällt

  • Aufbewahrungsort – wohin der Schlüssel nach der Rückgabe gehört

  • Ausgabe mit Datum, Empfänger*in und ausgebender Person – jede Bewegung als eigene Zeile, nichts wird überschrieben

  • Geplante und tatsächliche Rückgabe – macht offene und überfällige Schlüssel sichtbar

  • Unterschrift bei Empfang und Rückgabe (Druckvorlage) – auf Papier bestätigt die empfangende Person selbst

Ehrlich gesagt

Wann Excel an Grenzen stößt

Eine Tabelle funktioniert, solange eine Person sie pflegt. Eng wird es an drei Stellen: im Urlaub genau dieser Person, beim ersten Streit um einen fehlenden Schlüssel – eine Zelle lässt sich überschreiben, ohne dass es jemand merkt – und sobald zwei Kolleg*innen die Datei gleichzeitig pflegen.

Wer später umsteigt, sollte die Liste am Tag der Umstellung archivieren statt sie parallel weiterzuführen. Den Erst-Import aus einer bestehenden Liste übernimmt das Log+Key-Team auf Wunsch.

Praxis-Tipps

Was sich in der Praxis bewährt hat

  1. Eine Person pflegt, alle können nachsehen

    Die Liste funktioniert, solange klar ist, wer sie führt. Legen Sie gleich fest, wer das im Urlaub übernimmt – dort bricht ein Schlüsselbuch am häufigsten.

  2. Jede Ausgabe ist eine neue Zeile

    Überschreiben Sie nie eine alte Zeile. Eine Zelle lässt sich ändern, ohne dass jemand merkt, was vorher darin stand; neue Zeilen erhalten die Geschichte.

  3. Schlüssel gehören zu Rollen

    Beschreiben Sie, wofür ein Schlüssel gebraucht wird, etwa „Hausmeister Musterstraße“. Dann stimmt die Liste auch nach einem Personalwechsel.

  4. Überfälliges am Monatsende prüfen

    Das Blatt „Übersicht“ zählt überfällige Ausgaben. Ein kurzer Blick am Monatsende genügt, um Schlüssel zurückzuholen, bevor sie jemand vermisst.

Aus unserer Serie „Was wir gelernt haben“ – Erfahrungen aus Hausnotruf, Pflege, Hausverwaltung, Gebäudedienst und öffentlicher Hand. Zum Ratgeber Schlüsselverwaltung

Ohne Papier

Wenn die Liste nicht mehr reicht

Ein Bogen pro Übergabe funktioniert – bis es fünfzig im Monat sind und die Ordner voller werden. In Log+Key entsteht das Protokoll bei jeder Übergabe von selbst:

  • Unterschrift direkt auf dem Bildschirm, am Tablet, Smartphone oder Terminal
  • PDF-Quittung per E-Mail an die Person, die den Schlüssel übernimmt
  • Vollständige Historie: wer welchen Schlüssel wann hatte
  • Rückgabefrist mit automatischer Erinnerung per E-Mail

Bis 10 Objekte ist Log+Key dauerhaft kostenlos.

Mehr zu Übergabe und Quittung

Kostenlos starten

So sieht eine Übergabe in Log+Key aus: Entnahme mit Unterschrift auf dem Bildschirm

Screencast: In der Objektliste wird ein Schlüsselbund geöffnet und entnommen, die Entnahme mit der Unterschrift „M. Muster“ auf dem Bildschirm bestätigt; danach folgt die PIN-Abfrage

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur Schlüsselbuch-Vorlage

  • Funktioniert die Vorlage in Google Sheets und LibreOffice?

    Ja. Die Formeln nutzen nur Funktionen, die Excel ab 2016, LibreOffice und Google Sheets gleichermaßen kennen. Für Google Sheets legen Sie mit „Kopie in Google Sheets anlegen“ oben eine eigene Kopie in Ihrem Google-Konto an – oder Sie laden die Excel-Datei in Google Drive und öffnen sie dort.

  • Warum sind einige Spalten gesperrt?

    Status, offene Ausgaben und Bezeichnung rechnen sich selbst aus. Damit niemand die Formeln versehentlich überschreibt, sind diese Spalten geschützt – ohne Kennwort. Über „Überprüfen → Blattschutz aufheben“ passen Sie die Datei an.

  • Wie viele Schlüssel passen hinein?

    Die Formeln sind für 500 Schlüssel und 500 Ausgaben vorbereitet. Wer mehr braucht, kopiert die letzte Zeile nach unten – oder fragt sich, ob eine Liste noch das richtige Werkzeug ist.

  • Brauche ich dafür ein Konto?

    Nein. Sie laden die Dateien ohne Anmeldung herunter.

  • Kann ich mein Schlüsselbuch später in Log+Key übernehmen?

    Ja. Den Erst-Import aus einer bestehenden Liste übernimmt das Log+Key-Team auf Wunsch. Was eine Software gegenüber der Tabelle ändert, steht im Vergleich Excel-Schlüsselbuch oder Software.

  • Wo halte ich fest, welcher Schlüssel welche Tür öffnet?

    Im Schließplan. Das Schlüsselbuch zeigt, wer welchen Schlüssel gerade hat, der Schließplan, welche Türen ein Schlüssel öffnet. Dafür gibt es eine eigene Schließplan-Vorlage für Excel.

  • Darf ich die Vorlage anpassen?

    Ja. Den Standardtext ändern Sie direkt im Generator, die ausfüllbare PDF-Vorlage dürfen Sie in Ihrer Organisation nutzen und weitergeben. Die Vorlage ist ein Muster ohne Gewähr und ersetzt keine Rechtsberatung; kommt es Ihnen auf jede Formulierung an, lassen Sie den Text prüfen.

Muster ohne Gewähr. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.