Vorlagen
Vorlage für die Werkzeug- und Geräteausgabe
Eine Liste, die zeigt, welches Werkzeug und welches Gerät ausgegeben ist, bei wem und wann die nächste Prüfung ansteht – als Excel-Datei und zum Ausdrucken.
Kostenlos · ohne Anmeldung · Excel und PDF
Ehrlich gesagt
Wann Excel an Grenzen stößt
Eine Tabelle funktioniert, solange eine Person sie pflegt und die Geräte im Haus bleiben. Eng wird es, wenn ein Gerät auf der Baustelle den Besitzer wechselt, wenn Sie wissen müssen, wer es zuletzt hatte, wenn Fotos vom Zustand dazugehören oder die Inventur ansteht – dann tippt jemand nach, was längst passiert ist.
Unsere Empfehlung: Starten Sie gleich mit Log+Key: NFC-Tag ans Gerät, Entnahme und Rückgabe per Scan, Fotos vom Zustand direkt am Objekt. Bis 10 Objekte dauerhaft kostenlos – ein Werkzeugkoffer zählt wie ein Schlüssel.
Download
Zwei Dateien für die Ausgabe
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Excel-Vorlage (.xlsx)
Fünf Blätter: Anleitung, Bestand, Ausgaben, Personen und Übersicht. Status, Überfälliges und Prüftermine rechnen sich selbst aus.
Excel-Vorlage herunterladen -
Google Sheets
Laden Sie die Excel-Datei in Google Drive und öffnen Sie sie mit Google Sheets – die Formeln laufen dort ebenso.
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PDF-Ausgabeliste (ausfüllbar)
A4 quer, 20 Zeilen pro Seite, am Rechner ausfüllbar. Unterschrieben wird bei Empfang und Rückgabe auf Papier.
PDF herunterladen
Später umsteigen? Ihre Geräteliste übernehmen wir kostenlos
Kurz erklärt
Eine Ausgabeliste für Werkzeug und Geräte verzeichnet jedes Gerät mit Inventarnummer und hält jede Ausgabe mit Datum, Empfänger*in und Rückgabe fest. So ist sichtbar, was verfügbar ist, was unterwegs ist und welche Prüfung als Nächstes fällig wird.
Das gehört hinein
Was in die Ausgabeliste gehört
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Inventar-Nr., auch am Gerät – damit Zeile und Gerät immer zusammenpassen
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Bezeichnung, Kategorie und Seriennummer – wofür das Gerät ist und welches genau es ist
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Standort oder Lager – wohin das Gerät nach der Rückgabe gehört
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Letzte Prüfung und Ihr Intervall – daraus rechnet die Liste den nächsten Prüftermin
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Ausgabe mit Datum, Empfänger*in und Einsatzort – jede Bewegung als eigene Zeile, nichts wird überschrieben
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Geplante und tatsächliche Rückgabe – macht offene und überfällige Geräte sichtbar
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Zustand bei Rückgabe – Schäden fallen auf, bevor das Gerät wieder ausgegeben wird
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Unterschrift bei Empfang und Rückgabe (Druckvorlage) – auf Papier bestätigt die empfangende Person selbst
Prüftermine
Prüftermine im Blick
Tragen Sie im Blatt „Bestand“ ein, ob ein Gerät wiederkehrend geprüft wird, wann die letzte Prüfung war und Ihr Intervall in Monaten. Die Liste rechnet daraus die nächste Prüfung aus und zeigt den Prüfstatus:
- fällig
- der Termin ist erreicht oder überschritten
- in 30 Tagen
- der Termin steht bevor
- ok
- der nächste Termin liegt weiter in der Zukunft
- —
- keine wiederkehrende Prüfung eingetragen
Prüfintervalle legen Sie selbst fest, zum Beispiel nach Ihrer Gefährdungsbeurteilung oder den Herstellerangaben.
Ohne Papier
Wenn die Liste nicht mehr mitkommt
In Log+Key bekommt jedes Gerät einen NFC-Tag und wird verwaltet wie ein Schlüssel:
- Werkzeug, Geräte und Fahrzeuge als eigene Objekt-Typen, sauber getrennt
- Entnahme und Rückgabe per Scan, mit lückenloser Historie
- Zusatzfelder wie Seriennummer und Prüfdatum, Fotohistorie zum Zustand
- Inventur per Scan: was da ist, was ausgeliehen ist, was fehlt
Bis 10 Objekte ist Log+Key dauerhaft kostenlos – ein Werkzeugkoffer zählt wie ein Schlüssel. Ihre Geräteliste übernehmen wir beim Umstieg kostenlos.
Screencast: In der Objektliste wird ein Schlüsselbund geöffnet und entnommen, die Entnahme mit der Unterschrift „M. Muster“ auf dem Bildschirm bestätigt; danach folgt die PIN-Abfrage
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Werkzeug- und Geräteausgabe
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Wie nummeriere ich Werkzeug und Geräte sinnvoll?
Mit einer kurzen, eindeutigen Inventarnummer, die auch am Gerät steht, etwa „W-001“ für Werkzeug und „M-001“ für Messgeräte. Die Nummer bleibt beim Gerät, auch wenn es den Standort oder die Person wechselt. Ausgemusterte Nummern vergeben Sie nicht neu.
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Wie kennzeichne ich Geräte dauerhaft?
Mit einer Gravur, einem robusten Etikett oder einem NFC-Tag – wichtig ist, dass die Nummer auch nach Jahren im Einsatz lesbar bleibt. Für Log+Key bestellen Sie die NFC-Tags direkt bei Log+Key, in Bauformen wie Anhänger, Aufkleber oder Kabelbinder.
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Wie oft müssen Geräte geprüft werden?
Das hängt vom Gerät, vom Einsatz und von Ihrer Gefährdungsbeurteilung ab; Hinweise geben auch die Herstellerangaben. Die Vorlage schreibt keine Fristen vor: Sie tragen Ihr Intervall in Monaten ein, die Liste rechnet den nächsten Termin aus und zeigt, was fällig ist.
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Kann ich Schlüssel und Geräte in einer Liste führen?
Besser nicht: Schlüssel brauchen andere Angaben, etwa Objekt, Schließanlage und Exemplare. Dafür gibt es die Schlüsselbuch-Vorlage. In Log+Key dagegen liegen Schlüssel und Geräte in einem System, jeweils als eigener Objekt-Typ.
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Funktioniert die Vorlage in Google Sheets und LibreOffice?
Ja. Die Formeln nutzen nur Funktionen, die Excel ab 2016, LibreOffice und Google Sheets gleichermaßen kennen. Für Google Sheets laden Sie die Excel-Datei in Google Drive und öffnen sie dort.
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Übernehmen Sie meine bestehende Geräteliste?
Ja. Wenn Sie zu Log+Key wechseln, übernimmt unser Team den Erst-Import kostenlos – aus dieser Vorlage oder aus Ihrer eigenen Tabelle. So läuft die Übernahme.
Muster ohne Gewähr. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.