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Schließplan-Vorlage für Excel und PDF

Halten Sie fest, welcher Schlüssel welche Tür schließt: als Excel-Tabelle mit Kreuzmatrix und Beispiel oder als PDF-Vorlage, die Sie am Rechner ausfüllen oder ausdrucken.

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Drei Wege zum Schließplan

  • Excel-Vorlage (.xlsx)

    Vier Blätter: Anleitung, Schließplan, Beispiel und Änderungen. Platz für 24 Schlüssel und 100 Türen; Schlüssel je Tür und Türen je Schlüssel zählen mit.

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  • Google Sheets

    Legt eine eigene Kopie in Ihrem Google-Konto an.

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  • PDF-Vorlage (ausfüllbar)

    Schließplan-Blatt im Querformat mit 20 Türen und 16 Schlüsselspalten: am Rechner ausfüllen, Kreuze per Klick setzen – oder leer ausdrucken und von Hand eintragen.

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So legen Sie Ihre Kopie in Google Sheets an

  1. Klicken Sie auf „Kopie in Google Sheets anlegen“ und melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an, falls Sie es noch nicht sind. Ein kostenloses Konto genügt.

  2. Google fragt, ob Sie das Dokument kopieren möchten. Bestätigen Sie mit „Kopie erstellen“. Die Kopie liegt dann in Ihrem Google Drive unter „Meine Ablage“.

  3. Benennen Sie die Kopie um, zum Beispiel nach dem Objekt, und tragen Sie los. Die Kopie gehört Ihnen: Log+Key sieht Ihre Einträge nicht. Mit Kolleg*innen teilen Sie sie über „Freigeben“.

Blatt „Beispiel“ der Schließplan-Vorlage in Excel: acht Türen als Zeilen, acht Schlüssel als Spalten, die Kreuze hinterlegt, links daneben die Zählung „Schlüssel je Tür“
So sieht das Blatt „Beispiel“ aus: jede Zeile eine Tür, jede Spalte ein Schlüssel, die Zählung rechnet mit.

Kurz erklärt

Ein Schließplan ist die Übersicht einer Schließanlage: Er zeigt für jede Tür, welche Schlüssel sie schließen. Türen stehen in den Zeilen, Schlüssel in den Spalten, ein Kreuz markiert jede Schließberechtigung.

Das gehört hinein

Was in einen Schließplan gehört

  • Objekt, Schließanlage und Stand – damit klar ist, welche Anlage in welchem Zustand beschrieben ist

  • Jede Tür mit Position und Lage – auch Nebentüren, Keller, Tore und Briefkästen

  • Zylinderart und Maße A/B – damit ein Ersatzzylinder auf Anhieb passt

  • Jede Schlüsselnummer mit Bezeichnung – GHS, HS, GS oder ES und wofür der Schlüssel gedacht ist

  • Anzahl der Schlüssel je Nummer – damit ein fehlendes Exemplar auffällt

  • Ein Kreuz für jede Schließberechtigung – die Zeile zeigt, wer eine Tür öffnet, die Spalte, was ein Schlüssel öffnet

  • Änderungen mit Datum – Zylindertausch und Nachbestellungen, damit der Plan aktuell bleibt

Beispiel

So lesen Sie einen Schließplan

Ein kleines Bürohaus mit zwei Etagen und Technik im Keller: Jede Zeile ist eine Tür, jede Spalte ein Schlüssel. Ein X heißt: Dieser Schlüssel schließt diese Tür.

Beispiel-Schließplan: acht Türen, acht Schlüssel
Tür GHS HS1 HS2 GS1 ES0.01 ES0.02 ES1.01 ES1.02
Haupteingang EG · Zentralschloss schließt schließt schließt schließt schließt schließt schließt schließt
Büro 0.01 EG schließt schließt schließt nicht schließt nicht schließt schließt nicht schließt nicht schließt nicht
Büro 0.02 EG schließt schließt schließt nicht schließt nicht schließt nicht schließt schließt nicht schließt nicht
Archiv 0.03 EG schließt schließt schließt nicht schließt nicht schließt nicht schließt nicht schließt nicht schließt nicht
Büro 1.01 1. OG schließt schließt nicht schließt schließt nicht schließt nicht schließt nicht schließt schließt nicht
Büro 1.02 1. OG schließt schließt nicht schließt schließt nicht schließt nicht schließt nicht schließt nicht schließt
Heizraum UG schließt schließt nicht schließt nicht schließt schließt nicht schließt nicht schließt nicht schließt nicht
Technikraum UG schließt schließt nicht schließt nicht schließt schließt nicht schließt nicht schließt nicht schließt nicht

Zeile lesen

Welche Schlüssel öffnen diese Tür? Büro 0.01: GHS, HS 1 und ES 0.01.

Spalte lesen

Welche Türen öffnet dieser Schlüssel? ES 0.01: Haupteingang und Büro 0.01.

Die Begriffe

GHS Generalhauptschlüssel
Schließt alle Türen der Anlage.
HS Hauptschlüssel
Schließt alle Türen eines Bereichs, etwa eines Gebäudes oder einer Etage.
GS Gruppenschlüssel
Schließt eine Gruppe von Türen, etwa alle Technikräume.
ES Einzelschlüssel
Schließt die eigene Tür und, falls vorhanden, die Zentralschlösser.
Z Zentralschloss
Eine Tür, die viele oder alle Schlüssel schließen, etwa der Haupteingang. Zylinder, die alle derselbe Schlüssel schließt, heißen gleichschließend.
Sicherungskarte
Der Nachweis, mit dem Fachhandel oder Hersteller Schlüssel und Zylinder nachbestellen. Sie gehört unter Verschluss.

Gut zu wissen

Was der Schließplan nicht zeigt

Der Schließplan beschreibt die Anlage: welche Schlüssel welche Türen schließen. Wer einen Schlüssel gerade hat, steht nicht darin – dafür gibt es das Schlüsselbuch, auf Papier, in Excel oder in einer Software.

Geht ein Schlüssel verloren, brauchen Sie beides: den Plan, um zu sehen, welche Türen betroffen sind, und das Schlüsselbuch, um zu wissen, wer ihn zuletzt hatte.

Praxis-Tipps

Was sich in der Praxis bewährt hat

  1. Änderungen am selben Tag eintragen

    Ein Zylinder wird getauscht, ein Schlüssel nachbestellt: Tragen Sie es gleich im Blatt „Änderungen“ ein und setzen Sie den Stand neu. Sonst zeigt der Plan den Zustand von gestern.

  2. Den Verlustfall vorher klären

    Legen Sie fest, wer bei einem Verlust informiert wird und wer über einen Zylindertausch entscheidet. Der Plan zeigt dann sofort, welche Türen betroffen sind: alle Kreuze in der Spalte des Schlüssels.

  3. Generalschlüssel knapp halten

    Nach den Generalschlüsseln fragen früher oder später die Eigentümerversammlung, die Geschäftsführung oder das Rechnungsprüfungsamt. Halten Sie ihre Zahl klein und dokumentieren Sie jede Ausgabe im Schlüsselbuch.

  4. Plan und Sicherungskarte getrennt

    Der Plan verrät, welcher Schlüssel welche Tür öffnet, mit der Sicherungskarte lassen sich Schlüssel nachbestellen. Beides gehört unter Verschluss – und nicht an denselben Ort wie die Schlüssel.

Aus unserer Serie „Was wir gelernt haben“ – Erfahrungen aus Hausnotruf, Pflege, Hausverwaltung, Gebäudedienst und öffentlicher Hand. Zum Ratgeber Schlüsselverwaltung

Ohne Papier

Und wer hat den Generalschlüssel gerade?

Den Schließplan führen Sie weiter wie bisher. In Log+Key legen Sie die Schließanlage als eigenes Feld an jedem Schlüssel an, und jede Übergabe dokumentiert sich selbst:

  • Unterschrift direkt auf dem Bildschirm, am Tablet, Smartphone oder Terminal
  • PDF-Quittung per E-Mail an die Person, die den Schlüssel übernimmt
  • Vollständige Historie: wer welchen Schlüssel wann hatte
  • Rückgabefrist mit automatischer Erinnerung per E-Mail

Bis 10 Objekte ist Log+Key dauerhaft kostenlos.

Mehr zu Historie und Live-Status

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So sieht eine Übergabe in Log+Key aus: Entnahme mit Unterschrift auf dem Bildschirm

Screencast: In der Objektliste wird ein Schlüsselbund geöffnet und entnommen, die Entnahme mit der Unterschrift „M. Muster“ auf dem Bildschirm bestätigt; danach folgt die PIN-Abfrage

Häufige Fragen

Häufige Fragen zum Schließplan

  • Wer erstellt den Schließplan?

    Bei einer neuen Schließanlage entsteht der Plan meist mit dem Fachhandel oder dem Hersteller, denn nach ihm werden Zylinder und Schlüssel gefertigt. Danach pflegen Sie ihn selbst weiter. Die Vorlage hilft bei beidem: beim Vorbereiten einer Bestellung und als Übersicht im Alltag.

  • Was bedeuten GHS, HS, GS und ES?

    Das sind die Stufen einer Generalhauptschlüsselanlage: Der Generalhauptschlüssel (GHS) schließt alle Türen, ein Hauptschlüssel (HS) alle Türen seines Bereichs, ein Gruppenschlüssel (GS) eine Gruppe von Türen und ein Einzelschlüssel (ES) die eigene Tür und die Zentralschlösser. Nicht jede Anlage nutzt alle Stufen.

  • Was ist ein Zentralschloss?

    Eine Tür, die viele oder alle Schlüssel der Anlage schließen, etwa Haupteingang, Keller oder Müllraum im Mehrfamilienhaus. Im Schließplan ist das die Zeile mit den meisten Kreuzen. Zylinder, die alle derselbe Schlüssel schließt, heißen gleichschließend.

  • Was tun, wenn ein Schlüssel verloren geht?

    Lesen Sie im Schließplan die Spalte des Schlüssels: Jedes Kreuz ist eine Tür, die er öffnet – beim Einzelschlüssel auch die Zentralschlösser. Ob Zylinder getauscht oder umgebaut werden, entscheiden Sie mit Ihrem Fachhandel. Tragen Sie die Änderung danach im Blatt „Änderungen“ ein und setzen Sie den Stand neu. Wer den Schlüssel zuletzt hatte, steht im Schlüsselbuch.

  • Wer sollte den Schließplan sehen?

    Nur, wer ihn für seine Aufgabe braucht: die Person, die die Schlüssel verwaltet, ihre Vertretung und der Fachhandel bei einer Nachbestellung. Wer den Plan kennt, weiß, welcher Schlüssel welche Tür öffnet. Bewahren Sie ihn deshalb so sicher auf wie einen Generalschlüssel, die Sicherungskarte getrennt davon.

  • Funktioniert die Vorlage in Google Sheets und LibreOffice?

    Ja. Die Zählformeln nutzen nur Funktionen, die Excel ab 2016, LibreOffice und Google Sheets gleichermaßen kennen. Für Google Sheets legen Sie mit „Kopie in Google Sheets anlegen“ oben eine eigene Kopie in Ihrem Google-Konto an – oder Sie laden die Excel-Datei in Google Drive und öffnen sie dort.

  • Was unterscheidet Schließplan und Schlüsselbuch?

    Der Schließplan beschreibt die Anlage: welche Schlüssel welche Türen schließen. Das Schlüsselbuch beschreibt den Alltag: wer welchen Schlüssel gerade hat und wann er zurückkommt. Dafür gibt es eine eigene Schlüsselbuch-Vorlage für Excel.

Muster ohne Gewähr. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.