Log+Key

Vorlagen

Anforderungs­katalog für ein Schlüssel­verwaltungs­system

Kriterien, Gewichtung und Bewertung für bis zu drei Anbieter – damit Ihre Auswahl nachvollziehbar wird.

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Ehrlich gesagt

Schrank, Tresor oder Software?

Schlüsselschränke und Tresore sichern mechanisch, Software dokumentiert. Welche Lösung passt, hängt davon ab, ob Sie vor allem eine unberechtigte Entnahme verhindern oder vor allem nachvollziehen wollen, wer welchen Schlüssel wann hatte. Beides lässt sich kombinieren.

Unsere Empfehlung: Prüfen Sie Log+Key nicht nur auf dem Papier, sondern gleich im eigenen Alltag. Bis 10 Objekte ist es dauerhaft kostenlos – so bewerten Sie die Kriterien mit eigener Erfahrung.

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Drei Wege zum Anforderungs­katalog

  • Excel-Vorlage (.xlsx)

    Fünf Blätter: Anleitung, Anforderungen, Auswertung, Kosten über fünf Jahre und Fragen für die Vorführung. Punkte, Erfüllungsgrad und Ausschlüsse rechnen sich selbst aus.

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  • Google Sheets

    Laden Sie die Excel-Datei in Google Drive und öffnen Sie sie mit Google Sheets – die Formeln laufen dort ebenso.

  • PDF-Checkliste (ausfüllbar)

    Alle 39 Anforderungen mit Feldern für drei Anbieter und eine Seite für die Fragen der Vorführung: am Rechner ausfüllen oder ausdrucken und mitnehmen.

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Blatt „Anforderungen“ der Excel-Vorlage: Kriterien mit Priorität und Gewicht, daneben Bewertung und Punkte für drei Anbieter, eine Zelle „Muss nicht erfüllt“ rot hinterlegt
So sieht das Blatt „Anforderungen“ aus: Punkte und „Muss nicht erfüllt“ rechnen sich aus Gewicht und Bewertung.

Kurz erklärt

Ein Anforderungskatalog legt vor der Auswahl fest, was ein Schlüsselverwaltungssystem können muss. Die wichtigsten Kriterien sind eine lückenlose, nicht änderbare Historie, schnelle Ausgabe und Rückgabe im Alltag, Rollen und Rechte, Datenschutz mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Schnittstellen zu Ihrer Fachsoftware und die Gesamtkosten über mehrere Jahre.

Die Kriterien

Die Anforderungen im Überblick

39 Anforderungen in neun Bereichen, jede mit einer Prüffrage für die Vorführung. Priorität und Gewicht sind Vorschläge – Sie legen sie selbst fest.

1 Dokumentation und Nachweis 5 Kriterien

  1. 1.1 Jede Entnahme und Rückgabe wird mit Person, Zeitpunkt und Objekt erfasst.

    Vorschlag: Muss · Gewicht 3

    Prüffrage: Wird jeder Vorgang automatisch erfasst, ohne dass jemand nachtragen muss?

  2. 1.2 Die Historie lässt sich nachträglich weder ändern noch löschen.

    Vorschlag: Muss · Gewicht 3

    Prüffrage: Wer kann Einträge ändern? Bleibt die Historie erhalten, wenn ein Benutzerkonto gelöscht wird?

  3. 1.3 Übergaben werden quittiert (Unterschrift, Quittung für beide Seiten).

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Erhält die empfangende Person eine Quittung, z. B. als PDF?

  4. 1.4 Nachweise lassen sich auswerten und exportieren.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Gibt es für einen Zeitraum, ein Objekt oder eine Person einen Nachweis für Prüfungen?

  5. 1.5 Inventur des Bestands mit Liste der Abweichungen.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Wie läuft eine Inventur ab, und was geschieht mit fehlenden Schlüsseln?

2 Ausgabe und Rückgabe im Alltag 5 Kriterien

  1. 2.1 Eine Entnahme dauert nur wenige Sekunden.

    Vorschlag: Muss · Gewicht 3

    Prüffrage: In der Vorführung messen: vom Griff zum Schlüssel bis zur Bestätigung.

  2. 2.2 Mehrere Schlüssel auf einmal ausgeben und zurücknehmen.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Wie viele Schritte braucht eine Tour mit zehn Schlüsseln?

  3. 2.3 Rückgabefristen mit Benachrichtigung bei Überfälligkeit.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Wer wird wann benachrichtigt?

  4. 2.4 Übergabe an Externe ohne eigenes Benutzerkonto.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Wie werden Handwerker oder Dienstleister erfasst?

  5. 2.5 Bedienung dort, wo übergeben wird (Smartphone, Tablet am Ausgabeort, Computer).

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Brauchen Mitarbeitende einen festen Arbeitsplatz?

3 Kennzeichnung und Hardware 5 Kriterien

  1. 3.1 Die Kennzeichnung lässt keinen Rückschluss auf Adresse oder Person zu.

    Vorschlag: Muss · Gewicht 3

    Prüffrage: Was steht am Schlüssel?

  2. 3.2 Robuste Kennzeichnung (z. B. NFC, RFID, Barcode) mit geregeltem Ersatz.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Was kostet ein Ersatz, und wie schnell kommt er?

  3. 3.3 Mechanische Sicherung gegen unberechtigte Entnahme (Schrank, Tresor), falls Ihr Risiko das verlangt.

    Vorschlag: Kann · Gewicht 1

    Prüffrage: Brauchen Sie vor allem Schutz vor Entnahme oder vor allem Nachvollziehbarkeit?

  4. 3.4 Bauliche Voraussetzungen und Platzbedarf.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Braucht das System Strom, Netzwerk, Montage oder einen eigenen Raum?

  5. 3.5 Erweiterung bei wachsendem Bestand.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Was kostet es, 500 Schlüssel mehr zu verwalten?

4 Benutzer, Rollen und Standorte 4 Kriterien

  1. 4.1 Rollen und Rechte legt Ihre Organisation selbst fest.

    Vorschlag: Muss · Gewicht 3

    Prüffrage: Können Sie Rollen ohne den Anbieter anlegen und ändern?

  2. 4.2 Mehrere Standorte oder Bereiche getrennt verwalten.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Sehen Mitarbeitende nur ihren Standort?

  3. 4.3 Einfache Anmeldung am Ausgabeort (PIN, Ausweis, Tag).

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Wie meldet sich jemand an, der kein eigenes Gerät hat?

  4. 4.4 Personalwechsel: Konten schnell anlegen und entziehen, offene Ausgaben sichtbar.

    Vorschlag: Muss · Gewicht 3

    Prüffrage: Zeigt das System, welche Schlüssel eine ausscheidende Person noch hat?

5 Schnittstellen und Daten 4 Kriterien

  1. 5.1 Anbindung an Ihre Fachsoftware (z. B. Leitstelle, Personal-, Dealer-Management- oder Hausverwaltungssoftware).

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Welche Schnittstellen gibt es heute, welche auf Anfrage?

  2. 5.2 Anbindung an elektronische Schließsysteme oder Schlüsselschränke.

    Vorschlag: Kann · Gewicht 1

    Prüffrage: Welche Systeme sind schon angebunden?

  3. 5.3 Import bestehender Listen und Export Ihrer Daten.

    Vorschlag: Muss · Gewicht 3

    Prüffrage: Übernimmt der Anbieter den Erst-Import? In welchem Format erhalten Sie Ihre Daten bei Vertragsende?

  4. 5.4 Programmierschnittstelle (API) für eigene Abläufe.

    Vorschlag: Kann · Gewicht 1

    Prüffrage: Gibt es eine dokumentierte API?

6 Datenschutz und Informationssicherheit 5 Kriterien

  1. 6.1 Hosting in der EU, Standort benannt.

    Vorschlag: Muss · Gewicht 3

    Prüffrage: Wo stehen die Server, und welche Unterauftragsverarbeiter gibt es?

  2. 6.2 Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen.

    Vorschlag: Muss · Gewicht 3

    Prüffrage: Liegen AVV und TOM vor der Entscheidung vor?

  3. 6.3 Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich festlegen.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert, und wer legt das fest?

  4. 6.4 Unterlagen für Datenschutzbeauftragte und Mitbestimmung.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Stellt der Anbieter eine Verfahrensbeschreibung und Informationen für Betriebs- oder Personalrat bereit?

  5. 6.5 Nur die Daten, die für den Nachweis nötig sind.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Welche Angaben sind Pflicht?

7 Einführung und Betrieb 5 Kriterien

  1. 7.1 Realistischer Zeitplan für die Einführung.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Wie lange dauert die Einführung bei Ihrem Bestand, und was müssen Sie selbst tun?

  2. 7.2 Geringer Schulungsaufwand.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Können neue Mitarbeitende nach einer kurzen Einweisung Schlüssel ausgeben?

  3. 7.3 Support auf Deutsch mit festgelegter Erreichbarkeit.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Wie erreichen Sie den Support, und wie schnell antwortet er?

  4. 7.4 Test vor dem Kauf.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Können Sie das System mit echten Schlüsseln ausprobieren?

  5. 7.5 Updates und Weiterentwicklung im Preis enthalten.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Was kostet ein Update?

8 Kosten und Vertrag 3 Kriterien

  1. 8.1 Gesamtkosten über fünf Jahre (Hardware, Lizenz, Wartung, Einführung).

    Vorschlag: Muss · Gewicht 3

    Prüffrage: Siehe Blatt „Kosten“.

  2. 8.2 Nachvollziehbares Preismodell, das mit dem Bestand wächst.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Gibt es eine veröffentlichte Preisliste?

  3. 8.3 Laufzeit und Kündigungsfrist.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Wie lange sind Sie gebunden?

9 Anbieter 3 Kriterien

  1. 9.1 Referenzen in Ihrer Branche.

    Vorschlag: Soll · Gewicht 2

    Prüffrage: Können Sie mit einer Referenz sprechen?

  2. 9.2 Anpassungen an Ihre Abläufe (Felder, Rollen, Schnittstellen).

    Vorschlag: Kann · Gewicht 1

    Prüffrage: Wer entwickelt Anpassungen, und was kosten sie?

  3. 9.3 Ansprechpartner*innen und Vertrag in der EU.

    Vorschlag: Kann · Gewicht 1

    Prüffrage: Wo sitzt der Anbieter, und welches Recht gilt?

Anleitung

So nutzen Sie den Katalog

  1. Kriterien anpassen

    Streichen Sie, was für Sie nicht zählt, und ergänzen Sie eigene Anforderungen – in der Excel-Datei ist Platz für 20 weitere.

  2. Priorität und Gewicht festlegen

    Muss, Soll oder Kann und ein Gewicht von 1 bis 3 – am besten gemeinsam und bevor Sie Anbieter sehen.

  3. Anbieter bewerten

    Nach jeder Vorführung von 0 (nicht erfüllt) bis 3 (voll erfüllt), mit einer kurzen Notiz.

  4. Auswerten und Kosten vergleichen

    Die Auswertung zeigt Punkte, Erfüllungsgrad und Ausschlüsse; das Blatt „Kosten“ die Summe über fünf Jahre.

Vorführung

Fragen für die Vorführung

Acht Fragen, die in einer Vorführung zeigen, wie ein System im Alltag funktioniert. Die Antworten notieren Sie im Blatt „Fragen“ oder auf der letzten Seite der PDF-Checkliste.

  1. Zeigen Sie eine Entnahme und eine Rückgabe am Smartphone und am Ausgabeort – wie lange dauert das?
  2. Wie sieht die Historie eines Schlüssels über ein Jahr aus?
  3. Was passiert, wenn ein Schlüssel nicht rechtzeitig zurückkommt?
  4. Wie gibt jemand einen Schlüssel an eine externe Person weiter?
  5. Wie läuft eine Inventur, und wie finden Sie fehlende Schlüssel?
  6. Was sieht eine Mitarbeiterin mit eingeschränkten Rechten?
  7. Wie kommen unsere bestehenden Listen ins System – und wie kommen unsere Daten wieder heraus?
  8. Welche Unterlagen bekommt unsere Datenschutzbeauftragte?

Und Log+Key?

Wie Log+Key die Kriterien erfüllt

Wir sind selbst Anbieter. Hier steht, was Log+Key heute kann – und wo nicht.

Wie Log+Key die Kriterien erfüllt
Bereich Log+Key
Dokumentation und Nachweis Jede Entnahme und Rückgabe landet in der Historie; aus der Historie wird nie etwas gelöscht. Listen und Historie exportieren Sie als CSV, eine abgeschlossene Inventur ist unveränderlich. Mehr zu Historie und Live-Status.
Ausgabe und Rückgabe im Alltag Entnahme per NFC-Scan am Smartphone, Tablet, Computer oder Terminal, Unterschrift auf dem Bildschirm und PDF-Quittung per E-Mail. Ist ein Schlüssel überfällig, erinnert Log+Key automatisch per E-Mail; Externe brauchen kein eigenes Konto. Mehr zu Übergabe und Quittung.
Kennzeichnung und Hardware Nummerierte NFC-Tags von Log+Key, auf Wunsch bedruckt; einen neuen Tag verknüpfen Sie, die Historie bleibt erhalten. Mechanisch sichert Log+Key nicht: Die Software ergänzt einen Schlüsselschrank oder Tresor, ersetzt ihn aber nicht.
Benutzer, Rollen und Standorte Eigene Rollen legen Sie in den Einstellungen selbst an, User beschränken Sie auf Standorte. Am Terminal melden sich Mitarbeitende mit PIN oder persönlichem NFC-Tag an. Die offenen Entnahmen einer Person sind beim Austritt die Checkliste. Mehr zur Sicherheit.
Schnittstellen und Daten Fertige Anbindung an UMO und NEXUS, weitere Schnittstellen auf Anfrage; Schlüsseltresore lassen sich über Wiegand anbinden. Eine öffentliche API ist in Vorbereitung. Bei ausreichender Datenqualität ist der Import kostenfrei, der Export läuft als CSV.
Datenschutz und Informationssicherheit Server ausschließlich in Deutschland, in einem zertifizierten Rechenzentrum; eine AVV-Vorlage liegt vor, Unterlagen für Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte stellen wir bereit. Einstellbare Löschfristen gibt es nicht: Die Historie wird bewusst nie gelöscht.
Einführung und Betrieb In der Regel zwei bis vier Wochen bis zum Produktivstart, eine Schulung ist nicht nötig. Support von unserem Team in Aachen per Telefon, WhatsApp, E-Mail oder Formular, Antwort am gleichen Werktag. Bis 10 Objekte testen Sie dauerhaft kostenlos.
Kosten und Vertrag Veröffentlichte Preisliste, die Pakete wachsen mit dem Bestand, keine Setup-Gebühren. Monatlich kündbar, mit Jahresvertrag 5 % günstiger.
Anbieter Erfahrungsberichte aus Hausnotruf, Pflege, Hausverwaltung und Autohandel stehen bei unseren Kunden. Anpassungen und individuelle Lösungen entwickeln wir selbst; Sitz und Vertrag in Aachen.

Log+Key ist seit 2023 am Markt. Wir entwickeln die Software selbst, auch Schnittstellen und Anpassungen an Ihre Abläufe. Individuelle Software bauen wir seit 2011.

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Häufige Fragen

Häufige Fragen zum Katalog

  • Was ist ein Anforderungskatalog?

    Eine Liste der Anforderungen, die ein System erfüllen soll – jede mit Priorität und Gewicht. Er macht die Auswahl vergleichbar und für Kolleg*innen nachvollziehbar, die bei den Vorführungen nicht dabei waren.

  • Lastenheft, Pflichtenheft, Anforderungskatalog – was ist der Unterschied?

    Das Lastenheft beschreibt aus Ihrer Sicht, was gebraucht wird; das Pflichtenheft beschreibt aus Sicht des Anbieters, wie er es umsetzt. Ein Anforderungskatalog ist die strukturierte Liste der Anforderungen – oft der Kern eines Lastenhefts. Für die Auswahl einer fertigen Software genügt meist ein Katalog mit Bewertung.

  • Müssen wir ausschreiben?

    Das hängt vom Vergaberecht ab, das für Ihre Organisation gilt – fragen Sie Ihre Vergabestelle. Der Katalog eignet sich als Grundlage für eine Leistungsbeschreibung.

  • Wie gewichte ich die Kriterien?

    Mit Priorität und Gewicht. Muss-Kriterien sind Ausschlusskriterien: Erfüllt ein Anbieter eines nicht, zeigt die Auswertung „Ausschluss“. Alle Kriterien gehen mit ihrem Gewicht von 1 bis 3 in die Punkte ein – 3 für das, was im Alltag zählt, 1 für das, was schön wäre. Legen Sie die Gewichte fest, bevor Sie die erste Vorführung sehen.

  • Ist der Katalog neutral?

    Wir sind selbst Anbieter. Deshalb stehen auch Kriterien darin, bei denen andere Systeme stärker sind – etwa die mechanische Sicherung in einem Schlüsselschrank. Streichen Sie, was für Sie nicht zählt.

  • Darf ich den Katalog anpassen und weitergeben?

    Ja. Streichen, ergänzen und formulieren Sie um, was Sie möchten, und geben Sie den Katalog in Ihrer Organisation und an Anbieter weiter. Er ist ein Muster ohne Gewähr.

  • Funktioniert die Vorlage in Google Sheets und LibreOffice?

    Ja. Die Formeln nutzen nur Funktionen, die Excel ab 2016, LibreOffice und Google Sheets gleichermaßen kennen. Für Google Sheets laden Sie die Excel-Datei in Google Drive und öffnen sie dort.

Muster ohne Gewähr. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.