Vorlagen
Fahrzeugübergabeprotokoll für Dienstwagen, Pool- und Ersatzfahrzeuge
Halten Sie bei jeder Übergabe Schlüssel und Karten, Kilometerstand, Zubehör und Zustand fest – und sehen Sie bei der Rückgabe, was sich geändert hat.
Kostenlos · ohne Anmeldung · Ihre Angaben verlassen den Browser nicht
Ehrlich gesagt
Ein Protokoll zeigt die Übergabe – nicht, wo der Schlüssel jetzt ist
Für die einzelne Übergabe reicht ein sauberer Bogen mit Unterschrift. Im Fuhrpark und im Autohaus lautet die Frage im Alltag aber meist anders: Wer hat den Schlüssel gerade, und auf welchem Stellplatz steht das Fahrzeug? Das steht in keinem Ordner.
Unsere Empfehlung: Starten Sie gleich mit Log+Key: Jeder Fahrzeugschlüssel kennt dort Kennzeichen und Stellplatz, und die Rückgabe hält den Stellplatz fest. Bis 10 Objekte dauerhaft kostenlos; eine bestehende Fahrzeugliste übernehmen wir kostenlos.
Online-Generator
Fahrzeugübergabeprotokoll online erstellen
Ihre Angaben verlassen Ihren Browser nicht: Das PDF entsteht auf Ihrem Gerät, nichts wird übertragen oder gespeichert.
So funktioniert das
Der Generator läuft vollständig in Ihrem Browser. Beim ersten Klick auf „PDF erstellen“ lädt er einmalig das PDF-Werkzeug und die Schrift von log-key.de nach — Ihre Eingaben, Unterschriften und Ihr Logo werden dabei nicht übertragen.
Es wird nichts gespeichert, auch nicht in Ihrem Browser. Schließen oder neu laden, und alles ist weg. Laden Sie das PDF also herunter, bevor Sie die Seite verlassen.
Unsere Besucherstatistik (Matomo, ohne Cookies) erfährt nur, dass ein Dokument erstellt wurde, nie, was darin steht.
Vorschau
Fahrzeugübergabeprotokoll: Dienstwagen
Übergebende Seite (Fuhrparkverwaltung)
Empfangende Person (Mitarbeiter*in)
Fahrzeug
Schlüssel und Karten
| Art | Bezeichnung / Nr. | Anzahl |
|---|---|---|
Tank- und Ladekarten: nur die letzten vier Ziffern.
Mögliche Angaben: Art – Fahrzeugschlüssel, Zweitschlüssel, Keyless-Karte / Transponder, Tankkarte, Ladekarte, Garagen- / Parkberechtigung, Sonstiges
Unterlagen und Zubehör
Zustand bei Übergabe
| Position | Beschreibung |
|---|---|
Mögliche Angaben: Position – vorne, hinten, links, rechts, Dach, Scheiben, Räder / Felgen, innen
Rückgabe vereinbart
Zweck und Hinweise
Das Fahrzeug wird der empfangenden Person als Dienstwagen überlassen. Es gilt die Dienstwagenregelung bzw. Überlassungsvereinbarung des Arbeitgebers. Schäden, Unfälle und der Verlust von Schlüsseln oder Karten sind unverzüglich zu melden.
Rückgabe
Vorschau im A4-Format. Das PDF kann Seiten anders umbrechen.
Alle Eingaben, Unterschriften und das Logo löschen?
Fertig — Ihr Protokoll ist gespeichert.
Nächstes Mal ohne Papier: In Log+Key entsteht diese Quittung bei jeder Übergabe automatisch — mit Unterschrift auf dem Tablet und PDF für beide Seiten.
Bis 10 Objekte dauerhaft kostenlos.
Kurz erklärt
Ein Fahrzeugübergabeprotokoll hält fest, wer ein Fahrzeug wann übernimmt – mit welchen Schlüsseln und Karten, welchem Kilometerstand, welchem Zubehör und in welchem Zustand. Bei der Rückgabe zeigt derselbe Bogen gefahrene Kilometer, Fehlendes und neue Schäden.
Das gehört hinein
Was ein gutes Protokoll festhält
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Nummer, Ort, Datum und Uhrzeit – wer das Fahrzeug übergibt, wann und wo
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Empfangende Person (Mitarbeiter*in) – wer das Fahrzeug übernimmt und erreichbar ist
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Führerschein im Original vorgelegt – hält fest, dass der Führerschein vorlag – ohne die Nummer zu speichern
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Fahrzeug – Kennzeichen und Modell ordnen Protokoll, Schlüssel und Fahrzeug einander zu
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Kilometerstand – Ausgangswert für die gefahrenen Kilometer bei der Rückgabe
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Schlüssel / Karte – jeder Schlüssel und jede Karte einzeln, Karten nur mit den letzten vier Ziffern
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Unterlagen und Zubehör – was zum Fahrzeug gehört – fehlt bei der Rückgabe etwas, fällt es auf
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Zustand bei Übergabe – Sauberkeit und Vorschäden mit Position – so fallen neue Schäden bei der Rückgabe auf
-
Rückgabe vereinbart – bis wann das Fahrzeug zurückkommt, beim Dienstwagen auch „unbefristet“
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Zweck und Hinweise – wofür das Fahrzeug überlassen wird und dass Schäden und Verluste gemeldet werden
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Unterschriften – beide Seiten bestätigen Fahrzeug, Schlüssel und Zustand
-
Rückgabe – Kilometerstand, Tank- oder Ladestand und neue Schäden bei der Rückgabe – die gefahrenen Kilometer rechnet das PDF aus
Fuhrpark
Fahrzeugschlüssel im Fuhrpark verwalten
Das Protokoll dokumentiert die einzelne Übergabe. Für den Überblick über alle Fahrzeuge und ihre Schlüssel braucht es eine Liste, die zeigt:
- wer welchen Fahrzeugschlüssel gerade hat und seit wann
- wo der Zweitschlüssel liegt – getrennt vom Erstschlüssel aufbewahrt
- auf welchem Stellplatz das Fahrzeug nach der Rückgabe steht
- wann Rückgaben, HU und Service fällig sind
Fahrzeugschlüssel-Liste für Excel
Fünf Blätter: Anleitung, Fahrzeuge, Ausgaben, Personen und Übersicht. Status, Überfälliges, gefahrene Kilometer und HU-Termine rechnen sich selbst aus.
Für Google Sheets laden Sie die Excel-Datei in Google Drive und öffnen sie dort – die Formeln laufen ebenso.
Später umsteigen? Ihre Fahrzeugliste übernehmen wir kostenlos.
Praxis-Tipps
Was sich in der Praxis bewährt hat
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Der Schlüssel gehört zum Fahrzeug
Notieren Sie zu jedem Schlüssel Kennzeichen und Modell, nicht nur eine Hakennummer. Ein Fahrzeug hat meist zwei Schlüssel – jeder bekommt eine eigene Zeile.
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Den Stellplatz bei der Rückgabe notieren
Der Schlüssel ist zurück, das Fahrzeug steht irgendwo auf dem Gelände. Halten Sie unter „Bemerkung“ fest, wo es abgestellt wurde – dann muss niemand suchen.
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Eine Liste für alle Abteilungen
Lücken entstehen an den Übergängen, wenn Verkauf, Service und Aufbereitung je eine eigene Liste führen. Ein Bogen pro Übergabe und eine gemeinsame Fahrzeugschlüssel-Liste schließen sie.
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Offene Rückgaben vor Feierabend prüfen
Legen Sie für Pool- und Ersatzfahrzeuge einen Rückgabetermin fest. Wer offene Rückgaben vor dem Abschließen durchgeht, merkt früh, wenn ein Fahrzeug oder ein Schlüssel fehlt.
Aus unserem Praxisbericht über Fahrzeugschlüssel in Autohäusern und dem Beitrag zur Stellplatz-Erfassung bei der Rückgabe. Was Autohäuser uns über Fahrzeugschlüssel gelehrt haben
Downloads
Lieber auf Papier?
Die ausfüllbaren PDF-Vorlagen füllen Sie am Rechner aus oder drucken sie leer aus – je eine für Dienstwagen, Poolfahrzeug und Ersatzfahrzeug. Dazu die Fahrzeugschlüssel-Liste als Excel-Datei.
- Ausfüllbares PDF Fahrzeugübergabeprotokoll: Dienstwagen fahrzeuguebergabeprotokoll-dienstwagen-vorlage-log-key.pdf
- Ausfüllbares PDF Fahrzeugübergabeprotokoll: Poolfahrzeug fahrzeuguebergabeprotokoll-poolfahrzeug-vorlage-log-key.pdf
- Ausfüllbares PDF Fahrzeugübergabeprotokoll: Ersatz- und Leihfahrzeug fahrzeuguebergabeprotokoll-ersatzfahrzeug-vorlage-log-key.pdf
- Excel Fahrzeugschlüssel-Liste für Excel Fünf Blätter: Anleitung, Fahrzeuge, Ausgaben, Personen und Übersicht. Status, Überfälliges, gefahrene Kilometer und HU-Termine rechnen sich selbst aus. fahrzeugschluessel-liste-vorlage-log-key.xlsx
Ohne Papier
Wenn aus einem Protokoll fünfzig werden
Ein Bogen pro Übergabe funktioniert – bis Fahrzeuge und Schlüssel täglich wechseln. In Log+Key ist jeder Fahrzeugschlüssel ein Objekt mit Kennzeichen, FIN und Stellplatz:
- Suche per Kennzeichen – oder umgekehrt das Fahrzeug zum Schlüssel
- Stellplatz-Erfassung bei der Rückgabe
- Pool- und Ersatzwagen mit Rückgabe-Terminen
- Unterschrift auf dem Tablet und eine Historie, die zeigt, wer ein Fahrzeug zuletzt hatte
Bis 10 Objekte ist Log+Key dauerhaft kostenlos.
Screencast: In der Objektliste wird ein Schlüsselbund geöffnet und entnommen, die Entnahme mit der Unterschrift „M. Muster“ auf dem Bildschirm bestätigt; danach folgt die PIN-Abfrage
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Fahrzeugübergabeprotokoll
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Warum steht die Führerscheinkontrolle im Protokoll?
Wer ein Fahrzeug überlässt, sollte sich vergewissern, dass die Person es fahren darf. Das Protokoll hält fest, dass der Führerschein vorgelegt wurde – ohne die Nummer zu speichern.
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Gehören private Nutzung und Versteuerung ins Protokoll?
Nein. Private Nutzung, Kostenbeteiligung und Versteuerung regelt die Überlassungsvereinbarung bzw. Ihre Dienstwagenregelung. Das Übergabeprotokoll hält fest, was übergeben wurde und in welchem Zustand.
-
Kann ich das Protokoll für Probefahrten nutzen?
Nein, dafür ist die Vorlage nicht gedacht. Probefahrten brauchen eine eigene Vereinbarung mit Ihren Bedingungen. Wie Log+Key Probefahrten mit Unterschrift auf dem Tablet dokumentiert, zeigt die Seite Schlüsselverwaltung für Autohandel und Flottenmanagement.
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Was trage ich bei Tank- und Ladekarten ein?
Nur die letzten vier Ziffern, zum Beispiel „…4711“. Damit lässt sich die Karte zuordnen; die vollständige Nummer gehört nicht auf einen Bogen, der durch viele Hände geht.
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Ist eine Unterschrift auf dem Bildschirm gültig?
Eine Unterschrift auf dem Bildschirm ist eine einfache elektronische Signatur. Sie dokumentiert, wer den Schlüssel übergeben und erhalten hat. Ist für Ihren Fall eine schriftliche Form vorgeschrieben oder Ihnen ein Original lieber, lassen Sie das Feld leer und unterschreiben Sie den Ausdruck von Hand.
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Werden meine Angaben gespeichert?
Nein. Der Generator läuft in Ihrem Browser, das PDF entsteht auf Ihrem Gerät. Nichts wird an uns übertragen und nichts gespeichert, auch nicht im Browser. Schließen Sie die Seite, sind die Eingaben weg – laden Sie das PDF also vorher herunter.
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Wie behalte ich den Überblick über alle Fahrzeugschlüssel?
Mit der Fahrzeugschlüssel-Liste für Excel: Fahrzeuge, Ausgaben und Personen in einer Datei, Status und HU-Termine rechnen sich selbst aus. Das Protokoll dokumentiert die einzelne Übergabe, die Liste den Bestand.
Muster ohne Gewähr. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.